Como pedir para fazer trabalho remoto (com roteiros detalhados e modelos de e-mail para ajudar na sua negociação)

Cada vez mais empresas oferecem aos funcionários a oportunidade de fazer trabalho remoto. Se esta opção não estiver disponível no seu escritório, pode soar até impossível conseguir.

Mas atualmente isso passa longe de ser verdade.

Mais de dois terços da força de trabalho global agora trabalha remotamente pelo menos um dia por semana e 50% trabalha fora do escritório pelo menos metade da semana, de acordo com um estudo de 2018 do International Workplace Group.

Embora o trabalho remoto seja cada vez mais comum, muitas vezes cabe aos funcionários defendê-lo. Enquanto 63 por cento dos empregadores relataram ter funcionários remotos, de acordo com o Future Workforce Report da Upwork do ano passado, a maioria dessas organizações não tinha uma política oficial de trabalho remoto.

O que pode fazer a diferença na possibilidade de ter a liberdade de trabalhar em casa é como você pede. Os passos a seguir ajudarão a convencer até o mais cético dos gerentes a permitir que você trabalhe remotamente:

1. Pesquise como anda o cenário em sua indústria e empresa

Ao entrar em qualquer negociação sobre trabalho remoto, é essencial estar preparado. Isso inclui compreender o panorama do trabalho remoto em seu setor e em sua empresa. Descubra se o trabalho remoto é comum em sua área de atuação com recursos online como o Flexjobs. (Algumas das principais áreas para trabalho flexível podem surpreender, incluindo medicina e saúde, atendimento ao cliente e educação e treinamento.)

Aprofunde-se um pouco mais e descubra se os concorrentes da sua empresa oferecem contratos de trabalho remoto. Afinal, sua administração deve oferecer benefícios semelhantes para evitar perder bons funcionários.

Por fim, pergunte em seu escritório e em toda a empresa se há alguma equipe ou departamento que já esteja trabalhando remoto. Sua organização pode até ter uma política de trabalho remoto que você não conhece.

“Se está acontecendo em outro lugar [em sua empresa], descubra como está indo, por que está sendo feito e quais foram as objeções”, diz Pilar Orti, diretora da Virtual Not Distant, uma consultoria que ajuda organizações na transição para o “escritório opcional ”.

Ter essas informações em uma reunião ajudará você a mostrar ao seu chefe que o trabalho remoto é mais comum do que o imaginado e permitirá que você ofereça exemplos concretos de como o acordo funcionou em contextos semelhantes.

2. Enfatize os benefícios para sua empresa

Entre em sua negociação com uma lista dos benefícios que o trabalho remoto terá para seu empregador. Isso pode incluir potencial economia de custos, melhor reputação e aumento da produtividade.

Use as seguintes perguntas de Brie Reynolds, especialista sênior de carreira na FlexJobs, para gerar exemplos concretos de como seu trabalho vai melhorar com um acordo flexível:

• Como você faria seu trabalho melhor?
• Você seria mais produtivo de alguma forma e por quê?
• Você seria capaz de se concentrar melhor e aprofundar os projetos sem interrupções?
• Você conseguiria trabalhar em horários melhores para a empresa?
• Se você pudesse evitar o deslocamento até o trabalho, poderia começar a trabalhar mais cedo?

Não há necessidade de esconder que trabalhar remotamente irá beneficiá-lo(a) pessoalmente, por exemplo, com menos tempo gasto no trânsito ou mais liberdade de horário; mas lembre-se de mencionar os benefícios sob a perspectiva do seu gerente.

Se você trabalha em um ambiente onde o trabalho remoto não é comum, ou até mesmo desprezado, provavelmente estará ensinando seu chefe sobre isso. Ter uma lista de fatos importantes sobre como os empregadores se beneficiam do trabalho remoto pode ajudar no seu caso. No entanto, se seu chefe estiver um pouco hesitante, é melhor não sobrecarregá-lo com muitas estatísticas.

Aqui estão algumas das estatísticas mais atraentes para fortalecer sua proposta de trabalho remoto:

• Setenta por cento dos funcionários globais trabalham remotamente pelo menos um dia por semana, mais de 50 por cento o fazem durante metade da semana ou mais e 11 por cento mais de cinco vezes por semana, de acordo com um estudo de 2018 do International Workplace Group. Conclusão: os empregadores precisam se antecipar a essa tendência para atrair e reter talentos.
• Funcionários de call center em um site de viagens chinês que trabalhavam em casa fizeram 13,5 por cento mais ligações, houve metade de pedidos de demissão e eles relataram um nível de satisfação mais significativo no trabalho do que seus colegas no escritório, de acordo com um estudo de Stanford. Conclusão: quando feito corretamente, o trabalho remoto ajuda os empregadores a reter talentos e pode aumentar a produtividade ao mesmo tempo – uma vitória para todos.
• Os funcionários remotos comunicam-se tão bem ou melhor do que os funcionários no escritório, de acordo com uma pesquisa realizada pela plataforma de gestão de funcionários 15Five. Conclusão: longe de ser uma barreira para a comunicação, o trabalho remoto pode, na verdade, criar melhores linhas de comunicação com sistemas e ferramentas mais intencionais para conversar regularmente e garantir que as coisas estão no caminho certo.

3. Crie uma proposta de trabalho remoto clara e específica

Depois de fazer sua pesquisa, crie um pequeno documento que descreve exatamente como seu trabalho remoto poderia funcionar. Inclua sua programação nos dias em que trabalhará remotamente e um resumo de como você se comunicará e acompanhará sua produção.

“Você deve pensar sobre as barreiras de comunicação, como vai se comunicar com sua equipe e se já existem ferramentas de comunicação em vigor”, diz Reynolds.

Você pode até sugerir ferramentas digitais para comunicação remota e gerenciamento de projetos. (Isso pode até estimular toda a sua equipe a começar a comunicar e gerenciar projetos de maneira mais eficaz).

Por fim, seu objetivo deve ser abordar os potenciais desafios de trabalhar em casa da perspectiva de seu chefe e deixar claro que o fardo não está nas costas dele por qualquer gerenciamento adicional que o arranjo exigir. Também é preciso garantir que você trabalhará tão bem – se não melhor – em regime remoto. Deixe o caminho o mais fácil possível para que seu chefe possa dizer sim.

“Deixe claro que você se dedica ao trabalho e que trabalhar fora do escritório seria benéfico para todas as partes. Crie expectativas razoáveis ​​e forneça resultados mensuráveis ​​e claros”, diz Carrie Anne-Murphy, que negociou um acordo de trabalho remoto quando era compradora de uma loja de utensílios de cozinha na cidade de Nova York. “E não pareça muito feliz com tudo isso, mesmo que seja incrível”, acrescenta ela.

O que incluir no seu plano de trabalho remoto:

• Formalize o pedido por escrito destacando os benefícios para seu empregador. Inclua uma declaração resumindo sua proposta de trabalhar remotamente e por que você está solicitando esse acordo. Por exemplo: “Estou propondo trabalhar em meu escritório em casa todas as terças e sextas-feiras para que eu possa ter menos interrupções para focar em minhas responsabilidades de escrita e revisão e estar em casa quando meus filhos voltam da escola. Abaixo, você encontra os detalhes da minha programação proposta, o que garante que cumprirei rigorosamente todas as minhas responsabilidades de trabalho com este acordo. ”
• Proposta de cronograma de trabalho remoto proposto. Detalhe sua proposta de cronograma de trabalho remoto. Se você está propondo começar o dia mais cedo, terminar o dia mais tarde, ou outra alteração de sua programação normal, observe como sua programação de trabalho remoto permitirá que você esteja disponível quando necessário. Observe se você estará no escritório para reuniões regulares ou, se não, como planeja comparecer remotamente. (Você também pode se oferecer para compartilhar sua programação de trabalho com seu chefe com um calendário, especialmente no início, durante a transição para o trabalho remoto). Se o trabalho remoto for um território novo para sua empresa, você pode sugerir um período de teste ou um cronograma moderado, como um ou dois dias por semana, para facilitar.
• Suas principais funções e responsabilidades e como você as executará remotamente. Liste cada função de trabalho que você desempenha atualmente e como você cumprirá cada uma de suas responsabilidades tão bem ou melhor remotamente.
• Como você se comunicará com sua equipe. Inclua um número de contato em caso de emergência, os horários do dia em que verificará o e-mail e como estará presente nas reuniões em que estiver trabalhando remotamente. Se sua equipe ainda não tiver uma, você pode sugerir uma ferramenta de comunicação para locais de trabalho remotos que você usará para se manter em contato.
• Como seu gerente e sua equipe ficarão cientes de sua produção. Descreva como você e seu gerente podem avaliar seu desempenho enquanto trabalha em casa. Você provavelmente vai seguir as métricas que sua equipe usa atualmente, mas talvez seja preciso comunicar suas realizações com mais regularidade em regime remoto. Dependendo do estilo de trabalho da sua equipe, isso pode significar enviar um e-mail semanal com uma atualização sobre o que você completou durante a semana, usando um software de gerenciamento de projetos como o Todoist para dividir os projetos em tarefas com prazos ou um check-in semanal com seu chefe. (Para ter ideias, veja a pesquisa da Remote.co com empresas remotas sobre como elas medem a produção de seus funcionários. A lista também reforça quantas empresas fazem os arranjos remotos funcionarem.)
• Seu escritório em casa. Descreva a localização e a disposição do seu escritório em casa, incluindo os equipamentos que você já possui (laptop, wi-fi), bem como a privacidade, o silêncio e a ausência de interrupções que isso garante.
• Necessidades de equipamentos e segurança. Liste os equipamentos necessários, como hardware ou software de computador. Mostre que você entende as implicações de segurança de trabalhar remotamente sugerindo o uso de serviços de VPN, chat criptografado e, se preciso, software de criptografia de dados. Fale com o departamento de TI da sua organização para descobrir quais recursos de segurança digital estão disponíveis. (Algumas empresas vão querer fornecer um laptop para o trabalho para garantir que as medidas de segurança adequadas sejam seguidas, mas pelo menos você deixou bem claro que leva a sério as questões de privacidade e segurança).

Você pode baixar este excelente modelo de proposta de trabalho remoto (disponível apenas em inglês) da The Escape Series para usar como ponto de partida.

4. Solicite na hora certa

Nem é preciso dizer que sua solicitação para trabalhar remotamente só será bem-sucedida se seu chefe já confiar em você e valorizar seu trabalho. Mesmo que isso seja verdade, pode ser útil sincronizar sua solicitação diretamente após o fechamento bem-sucedido de um grande projeto que você liderou ou quando seu chefe estiver impressionado com seu trabalho.

Prepare o campo por semanas ou até meses antes de fazer o pedido estabelecendo de forma proativa um sistema de medição e comunicação regular do seu progresso ao seu chefe. Quando chegar a hora de fazer sua solicitação para trabalhar remotamente, seu chefe estará ciente do seu valor como funcionário(a) e você terá um sistema comprovado em funcionamento para avaliar seu desempenho.

5. Peça pessoalmente, não por e-mail

Não faça o pedido ao seu gerente de forma casual ou por e-mail. Se você conversa com ele regularmente e tiver tempo, traga o assunto à tona. Se não, agendee uma reunião. Para evitar uma rejeição imediata, não diga com antecedência que deseja discutir o trabalho remoto. Em vez disso, diga que gostaria de discutir suas funções de trabalho e como você trabalha, aconselha Reynolds.

O tom da reunião deve refletir o relacionamento que você tem com seu chefe. Se vocês dois são próximos, a conversa pode ser mais casual do que se você tiver um relacionamento estritamente profissional.

O e-mail para seu gerente pode ser parecido com este, e você pode adaptá-lo ao tom que usa com seu chefe:

Oi, [nome do seu chefe],

Gostaria de saber se podemos marcar uma reunião para discutirmos algumas ideias que tenho para melhorar meu ambiente de trabalho e torná-lo mais propício para cumprir minhas responsabilidades profissionais.

Nas próximas duas semanas, estou livre [inserir datas e horários específicos]. Será um prazer falar com você e compartilhar mais detalhes.

Obrigado(a),

[Seu nome]

6. Vá preparado(a) para liderar a reunião

Armado(a) com sua pesquisa e trabalho de preparação, esteja pronto(a) para conduzir a conversa com seu chefe. Comece discutindo em alto nível seu desejo de trabalhar remotamente, incluindo os benefícios para sua organização e como isso é normal onde você trabalha e em seu setor.

Destaque brevemente os projetos específicos em que trabalhou recentemente, nos quais gerenciou seu tempo e tarefas de forma eficaz e proativa. Esses exemplos específicos dão a seu chefe uma prova de que você será capaz de lidar com a responsabilidade de trabalhar independentemente em casa.

Em seguida, faça seu pedido e seja específico(a).

“Se for para trabalhar em casa um dia por semana ou cinco dias por semana, tenha a certeza de que, em uma situação ideal, você sabe o que quer pedir”, diz Reynolds.

Mesmo que você não consiga exatamente o que deseja, é útil começar dessa forma.

Não entregue sua proposta digitada ao seu chefe imediatamente. Em vez disso, use o que o especialista em negociação Ramit Sethi chama de “A técnica da pasta” (em tradução livre para o português). Funciona da seguinte forma:

Quando seu chefe mencionar as preocupações (“Como posso ter certeza de que você estará trabalhando?”, “Não precisaremos de muitos equipamentos?”, Etc.), diga algo assim:

“Que bom que você mencionou estes detalhes. Na verdade, eu fiz muitas pesquisas sobre como outras empresas implementaram políticas de trabalho remoto bem-sucedidas. [retire sua proposta aqui, pasta real opcional]

“Eu escrevi um esboço de plano que aborda essas preocupações. Ele descreve [comece a examiná-los em seu plano, seção por seção] minha proposta de rotina, quando e como estarei disponível, a configuração do meu escritório em casa, as medidas de segurança que vou tomar para proteger os dados da empresa, como podemos trabalhar juntos para acompanhar o progresso e a frequência com que conversaremos para que possamos ter certeza de que o acordo está funcionando para todos.”

Esta técnica dificulta um “não” do seu chefe, porque mostra que você já pensou e ofereceu soluções para todos os desafios potenciais.

Além de seu plano de trabalho remoto, ensaie as respostas a todas as objeções que seu chefe provavelmente terá:

Respostas a objeções comuns

Objeção: Não me sinto pronto para uma política para trabalho remoto.

Resposta: Eu entendo sua preocupação. Posso fazer um período de teste para que você possa ver se esse acordo funciona antes de se comprometer totalmente com ele.

Objeção: Eu posso entender como alguns trabalhos podem ser feitos remotamente, mas não consigo ver como o seu trabalho poderia ser.

Resposta: Muitos empregos e setores que parecem ser mais difíceis de se realizar remotamente são, na verdade, algumas das áreas de crescimento mais rápido para o trabalho remoto, como educação (por exemplo, tutoria online) e saúde (como consultas médicas online). No meu plano de trabalho remoto, esbocei cada uma das minhas responsabilidades e exatamente como vou executá-las remotamente. Estou confiante de que posso realizar tudo o que meu trabalho exige em um nível similar ou ainda mais alto fora do escritório. Mas, claro, devemos fazer um período de teste para ter certeza de que funciona para nós dois. Estou sempre aberto(a) para mudar as coisas conforme aprendemos.

Objeção: Como vou saber se você está trabalhando?

Resposta: Dou algumas ideias em minha proposta de trabalho remoto de como posso mantê-lo informado sobre meu progresso de semana em semana e estou compartilhando uma proposta de cronograma para que você saiba quando estarei disponível. Também posso trabalhar com você para definir os métodos de comunicação preferidos. Eu sugiro que façamos check-ins semanais para que possamos discutir exatamente o que eu fiz e quaisquer obstáculos que estou enfrentando.

Objeção: E se eu precisar de você e você não estiver disponível?

Resposta: Em minha proposta, descrevi as horas em que estarei trabalhando e os horários do dia em que verificarei meu e-mail, bem como recomendações de uma ferramenta de comunicação digital que podemos usar como equipe para manter contato. Em situações de urgência, estarei sempre disponível por telefone durante meu horário de trabalho.

Objeção: Se eu permitir que você trabalhe remotamente, terei que permitir que todos trabalhem remotamente.

Resposta: Se isso for benéfico para mim e para a empresa, pode ser algo que talvez você possa oferecer de forma mais ampla como um privilégio para atrair mais talentos e ajudar os funcionários a serem mais felizes e produtivos. Obviamente, mesmo para locais de trabalho com algumas das políticas de flexibilidade mais estabelecidas, os gerentes têm liberdade para avaliar as solicitações e decidir individualmente se alguém deve trabalhar remotamente.

7. Espere algum desconforto, mas não se deixe dissuadir

Apesar de estar se tornando cada vez mais popular, muitos ambientes de trabalho ainda são céticos em relação ao trabalho remoto. Espere reservas do seu chefe e dos colegas.

“Às vezes, a pessoa de quem você está solicitando essa flexibilidade não saberia como administrar essa flexibilidade sozinha”, ressalta Orti.

Posicione-se como um(a) pioneiro(a) que poderia ajudar o resto de sua organização, em vez de uma exceção que deveria ser invejada.

Mas não se deixe dissuadir pelo desconforto. A negociação é desconfortável. A mudança é desconfortável. Mas um acordo de trabalho flexível vale a pena.

8. Conquiste a confiança imediata durante o período de teste

Você defendeu o trabalho remoto e seu gerente concordou que você pode trabalhar em casa por um período de teste. Mesmo que agora você esteja um passo mais perto da liberdade, é importante que durante os primeiros dias de trabalho remoto, você conquiste a confiança de seu chefe. Se você trabalha em uma empresa que não tem experiência com trabalhadores remotos, estará dando o exemplo. Faça daqueles primeiros meses de trabalho externo um sucesso com estas dicas:

• Exagere na comunicação: especialmente no início, você vai querer ter certeza de que se comunica sobre tudo. Como a associada de marketing e trabalhadora remota da Jhana, Anya C. Gonzales diz no Glassdoor: “Tenho que me comunicar demais: sobre minha agenda, meus planos, minhas metas de desenvolvimento. Tenho que ser uma especialista em planejamento: para qualquer projeto, tenho que pensar sobre o que vou precisar do meu gerente e pedir com antecedência.” Para ter ideias sobre como e quando se comunicar com seu chefe, siga este guia sobre como provar seu valor no trabalho.
• Apareça: um dos maiores desafios citados pelos funcionários remotos é se sentirem esquecidos. Para compensar isso, nos dias em que estiver no trabalho, faça reuniões e crie outros momentos presenciais com seu gerente e colegas. Se você pretende trabalhar remotamente em tempo integral, tente fazer chats por vídeo com seu gerente e colegas de trabalho em vez de usar o telefone.
• Não exagere na interpretação de e-mails e outras mensagens virtuais: uma das partes mais difíceis de trabalhar remotamente é a maior ambiguidade na comunicação virtual do que na presencial. Pode ser fácil interpretar mal uma resposta lenta a um e-mail ou mensagem instantânea concisa como mais negativa do que o pretendido. Se você sentir que problemas estão surgindo ou não tiver certeza sobre seu papel, inicie uma conversa com seu chefe ou busque feedback de forma proativa.
• Seja flexível: é provável que haja alguns problemas iniciais quando você começar a trabalhar remotamente e que algumas das ferramentas e métodos que você propôs originalmente não funcionem. Se o software que você está usando para reuniões estiver com problemas, esteja disposto(a) a mudar. Se você acha difícil ficar longe do escritório para uma reunião específica, esteja aberto(a) a mudar seus dias de trabalho remotos, se possível
• Esteja preparado para ser pioneiro: se você trabalha em um escritório que não está acostumado a funcionários remotos, provavelmente será pioneiro(a) em certas áreas, como o uso de novas ferramentas de privacidade ou software de comunicação. Nesse cenário, ajude seu gerente a ver seu trabalho remoto como um recurso valioso para apresentar novas ferramentas ao restante de sua equipe.

9. Se sua proposta for rejeitada, esteja preparado(a) para ir embora

Se, depois de toda a energia que você investiu pesquisando acordos de trabalho remoto e apresentando um caso para seu gerente, ele ainda o rejeitar, pode ser hora de se candidatar a um emprego remoto.

“Provavelmente, se eles não podem atender a essas necessidades, há algo mais que está emperrado na organização. A cultura pode não ser a certa para você ”, diz Orti.

As oportunidades de trabalho remoto estão aumentando a cada dia. Não há nenhuma razão para você não encontrar uma empresa que seja mais adequada.

Existem cada vez mais recursos disponíveis para encontrar um trabalho flexível, como os diretórios de vagas de empregos da Flexjobs, Remote OK e Remote Tech Jobs. Também fique de olho na lista de empresas remotas da Remote.co’s list e em artigos sobre como encontrar trabalhos remotos como este guia aprofundado. (A equipe totalmente remota aqui da Doist está contratando.)

Use a seção de comentários para nos contar sobre sua experiência em negociações de trabalho remoto com sua empresa e boa sorte!