Comment demander à faire du télétravail ? (avec des scripts précis et des modèles d’e-mails pour vous aider à négocier)

Un nombre croissant d’organisations permettent à leurs employés de faire du télétravail. Pourtant, si cette option n’est pas proposée dans votre entreprise, tout projet en ce sens peut sembler voué à l’échec.

En 2019, ce n’est absolument pas vrai.

Plus des deux tiers des salariés dans le monde travaillent maintenant à distance au moins un jour par semaine et 50 pour cent des employés travaillent en dehors du bureau au moins la moitié de la semaine, selon une étude réalisée en 2018 par l’International Workplace Group.

Toutefois, si le télétravail est de plus en plus courant, c’est souvent aux employés d’en faire la demande et d’en justifier l’intérêt. Alors que 63 pour cent des patrons déclarent avoir des employés en télétravail, selon le rapport sur les emplois d’avenir d’Upwork de l’an dernier, la majorité de ces organisations n’ont pas de politique officielle en matière de télétravail.

C’est souvent la façon dont vous demandez à télétravailler qui fait toute la différence. Les étapes suivantes vous aideront à persuader même les managers les plus sceptiques de vous laisser tester le télétravail :

1. Faites des recherches sur le télétravail dans votre secteur et votre organisation

Il est essentiel d’être fin prêt pour négocier efficacement un accord de télétravail. Cela inclut le fait de comprendre la situation actuelle du télétravail dans votre secteur et votre organisation. Découvrez si le télétravail est courant dans votre domaine avec des ressources en ligne comme Flexjobs. (Certains des principaux secteurs adaptés au travail flexible pourraient vous surprendre, comme la médecine et la santé, le service à la clientèle, et l’éducation et la formation.)

Approfondissez vos recherches et voyez si les concurrents de votre organisation offrent des possibilités de télétravail. Cela pourrait pousser votre direction à vouloir offrir des avantages similaires pour éviter de perdre ses bons employés.

Enfin, renseignez-vous autour de vous et dans l’ensemble de votre entreprise, pour voir si certaines équipes ou certains services ont déjà obtenu des accords de télétravail. Votre organisation peut même avoir une politique de télétravail dont vous ignorez l’existence.

“Si cela est possible dans d’autres services [de votre organisation], découvrez si cela fonctionne bien, pourquoi cela a été mis en place, et quelles ont été les objections,” explique Pilar Orti, directrice de Virtual Not Distant, un cabinet de conseil qui aide les organisations à passer à une approche de “présence facultative au bureau”.

Avec ces informations sous le coude, vous montrerez à votre patron que le télétravail est plus fréquent qu’il ne le pense, et cela vous permettra d’offrir des exemples concrets de la façon dont ces accords ont fonctionné dans des contextes similaires.

2. Soulignez les avantages pour votre organisation

Entamez votre négociation avec une liste des avantages qu’un accord de télétravail aurait pour votre employeur. Cela pourrait inclure des économies potentielles, une amélioration du moral et une productivité accrue. Il faut faire comprendre à votre patron que cet accord serait bon pour tout le monde, et pas seulement pour vous.

Utilisez les questions suivantes de Brie Reynolds, spécialiste du développement de carrière chez FlexJobs, pour produire des exemples concrets de la façon dont votre travail s’améliorerait avec un accord de flexibilité :

• Comment produirez-vous un meilleur travail ?
• Serez-vous plus productif à certains égards, et pourquoi ?
• Pourrez-vous mieux vous concentrer, et pourrez-vous vous plonger dans des projets sans interruption ?
• Pourrez-vous travailler à des horaires qui s’adaptent mieux à votre entreprise ?
• Si vous pouvez économiser votre temps de trajet jusqu’au bureau, pourrez-vous commencer à travailler plus tôt ?

Inutile d’essayer de dissimuler le fait que le télétravail vous profitera personnellement, par exemple sous la forme de trajets plus courts ou d’une plus grande liberté d’organisation ; présentez simplement les avantages du point de vue de votre manager avant tout.

Si vous travaillez dans un environnement où le télétravail n’est pas courant, voire où il est mal vu, vous devrez probablement expliquer les choses plus en détail à votre patron. Il sera utile d’avoir sous la main quelques faits marquants sur la façon dont les employeurs bénéficient du télétravail, mais à moins que votre patron soit particulièrement friand de statistiques, il est préférable de ne pas le submerger avec ce type d’informations.

Voici quelques-unes des statistiques les plus convaincantes pour appuyer votre proposition de télétravail :

• Soixante-dix pour cent des employés dans le monde travaillent à distance au moins un jour par semaine, plus de 50 pour cent pendant la moitié de la semaine ou plus, et 11 pour cent plus de cinq fois par semaine, selon une étude réalisée en 2018 par International Workplace Group. À retenir : les employeurs doivent prendre de l’avance sur cette tendance afin d’attirer et de retenir les talents.
• Les employés du centre d’appels d’un site Web de voyage chinois qui travaillaient depuis chez eux ont pris 13,5 pour cent d’appels en plus, ont moitié moins démissionné et ont rapporté une plus grande satisfaction au travail que leurs collègues au bureau, selon une étude de Stanford. À retenir : lorsqu’il est mis en œuvre correctement, le télétravail aide les employeurs à retenir les talents et peut augmenter la productivité en même temps – une victoire pour tout le monde.
• Les télétravailleurs communiquent aussi bien ou mieux que les employés au bureau, selon un sondage réalisé par la plateforme de gestion des employés 15Five. À retenir : loin d’être un obstacle à la communication, le télétravail peut au contraire créer de meilleurs systèmes de communication, avec des outils plus intentionnels permettant de s’assurer que les choses avancent correctement.

3. Proposez un plan de télétravail clair et spécifique

Une fois vos recherches faites, créez un petit document décrivant exactement la façon dont votre accord de télétravail pourrait fonctionner. Il doit inclure vos horaires les jours où vous travaillerez à distance et un résumé de la façon dont vous communiquerez et suivrez vos résultats.

“Vous voulez réfléchir aux obstacles à la communication, c’est-à-dire à la façon dont vous communiquerez avec votre équipe et si certains outils de communication sont déjà utilisés,” explique Reynolds.

Vous pouvez même suggérer des outils numériques pour la communication à distance et la gestion de projets. (Cela pourrait même inciter toute votre équipe à commencer à communiquer et à gérer ses projets plus efficacement).

En fin de compte, votre objectif doit être de traiter les défis potentiels du télétravail du point de vue de votre patron, et de bien montrer que cela ne représentera aucun fardeau supplémentaire en termes de gestion. Il doit également être certain que vous travaillerez tout aussi bien, sinon mieux, une fois en télétravail. Faites en sorte qu’il soit aussi facile que possible pour votre patron de dire oui.

“Faites clairement comprendre que vous êtes dévoué à votre travail et que travailler à distance serait bénéfique pour tout le monde. Avancez des arguments raisonnables et donnez des résultats mesurables et clairs”, explique Carrie Anne-Murphy, qui a négocié un accord de télétravail lorsqu’elle était acheteuse pour un magasin d’approvisionnement de cuisine à New York. “Et ne sautez pas au plafond une fois l’accord obtenu bien évidemment, même si c’est génial !”, ajoute-t-elle.

Ce qu’il faut inclure dans votre plan de télétravail :

• Un énoncé sommaire qui met en évidence les avantages pour votre employeur. Rédigez un énoncé résumant votre proposition de faire du télétravail, et pourquoi. Par exemple : “Je propose de faire du télétravail tous les mardis et les vendredis pour pouvoir travailler sur mes dossiers clients les plus importants sans être interrompu, et être à la maison quand mes enfants reviennent de l’école. Vous trouverez ci-dessous les horaires que je propose, qui me permettront de répondre ou de dépasser les attentes quant à mes objectifs.”
• Horaires de télétravail proposés. Indiquez vos horaires de télétravail proposés. Si vous proposez de commencer la journée plus tôt ou de la terminer plus tard, ou tout autre changement par rapport à vos horaires normaux, notez en quoi cela vous permettra d’être disponible en cas de besoin. Notez si vous serez au bureau pour les réunions régulières ou, sinon, comment vous prévoyez d’y assister à distance. (Vous pouvez également proposer de partager vos horaires de travail avec votre patron dans un calendrier pour plus de clarté, en particulier au début de la transition vers le télétravail). Si le télétravail est une organisation inédite dans votre entreprise, vous pouvez suggérer une période d’essai, ou des horaires réduits, par exemple un ou deux jours par semaine, pour faciliter la transition.
• Vos rôles et vos responsabilités clés et la façon dont vous les accomplirez à distance. Énumérez chacune de vos fonctions actuelles et comment vous accomplirez vos responsabilités aussi bien, voire mieux, en travaillant à distance.
• Comment vous communiquerez avec votre équipe. Indiquez le numéro auquel vous joindre en cas d’urgence, les heures de la journée où vous vérifierez vos e-mails, et la façon dont vous assisterez aux réunions lorsque vous serez en télétravail. Dans le cas où votre équipe n’en aurait pas, vous pouvez suggérer outil de communication adapté au télétravail que vous utiliserez pour rester en contact.
• Comment votre manager et votre équipe connaîtront vos réalisations. Décrivez comment vous et votre manager pourrez évaluer vos réalisations en télétravail. Il vaudra sans doute mieux conserver les systèmes de mesure que votre équipe utilise actuellement, mais vous devrez peut-être communiquer vos réalisations plus régulièrement. Selon le style de travail de votre équipe, cela pourrait signifier l’envoi d’un e-mail hebdomadaire indiquant ce que vous avez terminé au cours de la semaine, et l’utilisation d’un logiciel de gestion de projets comme Todoist tpour décomposer les projets en tâches avec des délais précis, ou en précisant vos réalisations lors d’un point hebdomadaire avec votre patron. (Pour des idées, consultez l’enquête de Remote.co auprès des entreprises en télétravail, sur la façon dont elles mesurent la production de leurs employés. La liste montre également à nouveau le grand nombre d’entreprises qui ont aujourd’hui des accords de télétravail.)
• Votre bureau à domicile. Décrivez l’emplacement et l’agencement de votre bureau à domicile, y compris l’équipement que vous avez déjà (ordinateur portable, WiFi), ainsi que l’intimité, le calme et l’absence d’interruption qu’il assure.
• Équipements nécessaires et sécurité. Énumérez les équipements nécessaires, tels que le matériel informatique ou les logiciels. Montrez que vous comprenez les implications du télétravail en matière de sécurité en suggérant l’utilisation de clients VPN, de chats cryptés et, si nécessaire, d’un logiciel de chiffrement des données. Vous pouvez parler au service informatique de votre organisation pour savoir quelles ressources de sécurité numérique sont disponibles. (Certaines entreprises vous fourniront dans ce cas un ordinateur portable professionnel permettant de garantir la mise en place des mesures de sécurité appropriées ; vous aurez dans tous les cas clairement montré que vous prenez au sérieux les préoccupations en matière de protection de la vie privée et de sécurité).

Vous pouvez télécharger cet excellent modèle de proposition de télétravail de la série Escape pour l’utiliser comme point de départ.

4. Faites votre demande à point nommé

IIl va sans dire que votre demande de télétravail ne sera couronnée de succès que si votre patron vous fait déjà confiance et valorise votre travail. Dans ces conditions, il vaut toujours mieux poser votre demande directement après la réussite d’un gros projet que vous avez dirigé, ou lorsque votre patron est particulièrement impressionné par votre travail.

Posez les bases des semaines, voire des mois à l’avance, en établissant de façon proactive un système de mesure et de communication régulière de vos progrès à votre patron. Lorsque vient le temps de faire votre demande de télétravail, non seulement votre patron saura votre valeur en tant qu’employé, mais vous aurez également un système éprouvé en place pour évaluer vos performances.

5. Faites votre demande en personne, pas par e-mail

Ne demandez pas à faire du télétravail en discutant avec votre manager à la machine à café, ni par un e-mail. Si vous faites régulièrement un point et que vous avez suffisamment de temps, c’est le moment d’en parler. Si ce n’est pas le cas, demandez à le voir en réunion.
Pour éviter un rejet immédiat, ne dites pas à l’avance que vous souhaitez discuter de télétravail. Dites plutôt que vous aimeriez discuter de vos fonctions professionnelles et de la façon dont vous faites votre travail, conseille Reynolds.

Le ton de la réunion doit refléter la relation que vous avez avec votre patron. Si vous êtes proches tous les deux, la conversation peut être plus décontractée que si vous avez une relation strictement professionnelle.

L’e-mail que vous envoyez à votre manager peut ressembler à ce qui suit, en l’adaptant bien entendu au ton que vous employez avec votre patron :

Bonjour [Nom de votre patron],

Je voulais voir si nous pouvions planifier une réunion pour discuter de certaines idées que j’ai pour améliorer mon environnement de travail et le rendre plus propice à l’accomplissement de mes responsabilités professionnelles.

Ces deux prochaines semaines, par exemple, je suis libre [insérez les dates et les heures spécifiques]. J’apprécierais beaucoup si vous aviez un moment à me consacrer.

Merci beaucoup,
[Votre Nom]

6. Préparez-vous à diriger la réunion

Armé de vos recherches et de votre travail de préparation, soyez prêt à diriger la conversation avec votre patron. Commencez par discuter de manière générale de votre désir de faire du télétravail, en indiquant les avantages pour votre organisation et en quoi cela est relativement classique dans votre domaine.

Mettez brièvement en évidence des projets spécifiques sur lesquels vous avez travaillé récemment et où vous avez géré votre temps et vos tâches de manière efficace et proactive. Ces exemples spécifiques donnent à votre patron la preuve que vous serez en mesure de gérer la responsabilité de travailler en toute indépendance.

Ensuite, faites votre demande, de façon spécifique.

“Qu’il s’agisse de faire du télétravail une fois tous les quinze jours ou cinq jours par semaine, il est important d’être précis dans ce que vous demandez », dit Reynolds.

Même si vous ne pouvez pas obtenir exactement ce que vous demandez, cela fera un bon point de départ.

N’avancez pas votre proposition toute faite à votre patron dès le départ. À la place, utilisez ce que l’expert en négociation Ramit Sethi appelle “La technique de la mallette”. Voici comment cela fonctionne :

Si votre patron soulève des interrogations (“Comment saurais-je que vous travaillez ?”, “N’aurez-vous pas besoin de matériel ?”, etc.), dites par exemple :

“Je suis heureux que vous souleviez ce point. À vrai dire, j’ai fait beaucoup de recherches sur la façon dont d’autres entreprises ont mis en œuvre des accords de télétravail réussis.” [Sortez votre proposition à ce moment-là… Mallette réelle facultative !]

“J’ai rédigé un plan qui répond à ces interrogations. Il décrit [commencer à parcourir votre plan, section par section] mes horaires de télétravail proposés, quand et comment je serai disponible, la façon dont j’ai organisé mon bureau à domicile, mes équipements, les mesures de sécurité que je compte prendre pour protéger les données de l’entreprise, comment nous pouvons travailler ensemble pour suivre mes progrès, et combien de fois nous pourrions nous réunir pour confirmer que cet accord marche bien pour tout le monde.”

Avec la technique de la mallette, votre patron peut difficilement refuser votre proposition, car vous montrez que vous avez déjà pensé aux différentes questions posées par la situation, et que vous y apportez des réponses.

En plus de votre plan de télétravail, préparez des réponses à toutes les objections potentielles de votre patron :

Réponses aux objections courantes

Objection : Je ne me sens pas prêt à faire une politique de télétravail.

Réponse : Je comprends votre inquiétude. Je peux faire une période d’essai pour voir si cet arrangement fonctionne avant de nous y engager pleinement.

Objection : Je comprends bien que certains travaux peuvent être faits à distance, mais je ne vois pas comment pour ton travail particulier.

Réponse : À l’heure actuelle, ce sont justement les secteurs où le télétravail semblait le plus improbable qui voient le nombre de personnes en télétravail augmenter le plus, comme l’éducation (comme le tutorat en ligne) et la santé (comme les visites médicales en ligne). Dans mon plan de télétravail, j’ai décrit chacune de mes responsabilités et la façon exacte dont je les gérerai à distance. Je suis convaincu que je peux accomplir toutes mes tâches à un niveau égal sinon plus efficace encore en dehors du bureau. Mais nous devrions bien sûr faire une période d’essai pour nous assurer que cela fonctionne bien. Je serai ouvert aux changements au fur et à mesure que nous verrons les adaptations à effectuer, bien évidemment.

Objection : Comment saurai-je que vous travaillez ?

Réponse : Je donne quelques idées dans ma proposition de télétravail sur la façon dont je peux vous tenir au courant de mes progrès chaque semaine, et je partagerai un calendrier précis pour que vous sachiez quand je serai disponible. Je peux également voir avec vous les méthodes de communication que vous souhaiteriez favoriser dans ce cas-là. Je suggère que nous fassions des points hebdomadaires pour discuter exactement de ce que j’ai accompli et de toutes les questions auxquelles je serai éventuellement confronté.

Objection : Que se passe-t-il si j’ai besoin de vous et que vous n’êtes pas disponible ?

Réponse : Dans ma proposition, je décris mes horaires de travail et les moments où je vérifierai mes e-mails, ainsi que des recommandations d’outils de communication numériques que nous pouvons utiliser en équipe pour rester en contact. Dans les situations d’urgence, je serai toujours disponible par téléphone pendant mes heures de travail.

Objection : Si je vous permets de faire du télétravail, je vais devoir l’autoriser pour tout le monde.

Réponse : Si c’est quelque chose qui s’avère bénéfique pour moi et l’entreprise, son élargissement au reste de l’entreprise pourrait permettre d’attirer plus de talents et d’aider les employés à être à la fois plus heureux et plus productifs. Bien sûr, même dans les entreprises ayant des politiques de flexibilité bien établies, et décider sur une base individuelle si quelqu’un peut faire du télétravail et décider sur une base individuelle si quelqu’un peut faire du télétravail.

7. Attendez-vous à un certain malaise, mais ne soyez pas dissuadé

Malgré sa prévalence croissante, de nombreuses entreprises sont encore sceptiques à l’égard du télétravail. Attendez-vous à ce que votre patron émette des réserves, et vos collègues pourraient même se montrer jaloux.

“Parfois, la personne à qui vous demandez cette souplesse ne saurait pas comment gérer elle-même cette flexibilité”, souligne Orti.

Positionnez-vous comme un pionnier qui pourrait aider le reste de votre organisation plutôt qu’une exception qui doit être enviée.

Mais ne vous laissez pas décourager par le malaise. La négociation est inconfortable. Le changement est inconfortable. Un accord de travail flexible en vaut la peine.

8. Établissez une confiance immédiate pendant votre période d’essai

Vous avez bien argumenté votre proposition et votre manager a convenu que vous pouvez faire du télétravail pendant une période d’essai. Vous avez fait un pas de plus vers la liberté, mais il est important que vos premiers jours de télétravail permettent d’établir une relation de confiance solide avec votre patron. Si votre entreprise n’a pas d’expérience avec les employés en télétravail, vous devrez donner l’exemple. Faites de ces premiers mois de travail à domicile un succès avec ces conseils :

• • Sur-communiquez : surtout au début, assurez-vous de communiquer sur absolument tout. En tant que Spécialiste marketing chez Jhana et télétravailleuse Anya C. Gonzales dit sur Glassdoor : “Je dois sur-communiquer : sur mon emploi du temps, mes plans, mes objectifs de développement. Je dois être une experte en planification : pour un projet donné, je dois réfléchir à ce dont j’aurai besoin de mon manager et le demander à l’avance.” Si vous cherchez des idées sur la façon et le moment de communiquer avec votre patron, suivez ce guide sur la façon de prouver votre valeur au travail.
  • Soyez visible : l’un des plus grands défis des télétravailleurs est de se sentir oubliés. Pour compenser, les jours où vous êtes au travail, assurez-vous d’avoir des réunions et d’autres moments en face à face avec votre manager et vos collègues. Si vous proposez de faire du télétravail à temps plein, essayez de passer des appels vidéo avec votre manager et vos collègues plutôt que de téléphoner.

• N’interprétez pas trop vos e-mails et autres messages virtuels : l’un des aspects les plus difficiles du télétravail est la plus grande ambiguïté de la communication virtuelle. Il peut être facile de mal interpréter la lenteur d’une réponse à un e-mail ou un message instantané laconique. Si vous avez l’impression que des problèmes se présentent, initiez une conversation avec votre patron ou recherchez des retours de façon proactive.
• Soyez flexible : il est probable que quelques soucis se présenteront au départ et que certains des outils et méthodes que vous aviez proposés à l’origine ne fonctionneront pas. S’il s’avère que le logiciel que vous utilisez pour participer aux réunions marche mal, soyez prêt à en changer. Si votre absence à une réunion spécifique est problématique, soyez ouvert à l’idée d’aller au bureau ce jour-là.
• Ayez conscience d’être un pionnier : si vous travaillez dans un bureau qui n’est pas habitué au télétravail, vous serez probablement un pionnier dans certains domaines, comme l’utilisation de nouveaux outils de confidentialité ou logiciels de communication. Dans ce scénario, aidez votre manager à voir dans votre télétravail une ressource précieuse pour introduire de nouveaux outils au reste de votre équipe.

9. Si vous essuyez un refus, soyez prêt à partir

Si, après toute l’énergie que vous avez mis dans vos recherches et la réunion avec votre manager, vous essuyez un refus, il est peut-être temps de postuler à un emploi en télétravail.

“Si votre patron ne peut pas répondre positivement à votre simple demande de télétravail, il y a de bonnes chances que d’autres problèmes se posent dans votre organisation actuelle. Sa culture pourrait ne pas vous correspondre,” dit Orti.

Les possibilités d’emploi en télétravail vont croissantes chaque jour. Vous devriez donc trouver sans trop de difficulté une entreprise qui soit plus ouverte à votre idée.

Il existe un nombre croissant de ressources disponibles pour trouver un emploi flexible, comme Flexjobs, Remote OK et Remote Tech Jobs. Jetez également un œil aux entreprises en télétravail dans la liste de Remote.co et à des articles expliquant comment trouver un poste en télétravail, comme ce guide complet. (L’équipe 100% en télétravail de Doist recrute régulièrement aussi.)

Utilisez la section des commentaires pour partager votre expérience de négociation d’accord de télétravail avec votre organisation, et bonne chance!

(Traduction : Hugues Marty)