Toutes les différentes études sur le télétravail montrent la même chose : les employés en télétravail sont plus productifs que leurs homologues au bureau.
Personne ne sait vraiment pourquoi.
Évidemment, les employés économisent du temps (et gagnent en bien-être) en évitant les trajets aux heures de pointe. Ils évitent aussi les distractions au bureau et reprennent le contrôle de leur journée de travail. Ils ont plus de temps à consacrer à leur famille, à leurs amis et à leurs passions.
Mis à part le trajet, cependant, ces avantages ne sont pas vraiment le résultat de la liberté géographique, mais plutôt le sous-produit de la communication asynchrone — qui donne le contrôle aux employés.
Selon moi, le télétravail est l’avenir, mais je crois que la communication asynchrone est un facteur encore plus important dans la productivité des équipes, qu’elles soient ou non en télétravail.
De nombreux chefs d’entreprise envisagent le télétravail pour leurs équipes. Très peu se demandent toutefois s’ils devraient adopter un mode de travail plus asynchrone. Selon moi, le télétravail est l’avenir, mais je crois que la communication asynchrone est un facteur encore plus important pour la productivité des équipes, qu’elles soient ou non en télétravail. Non seulement la communication asynchrone produit d’excellents résultats, mais elle permet également de travailler de façon plus enrichissante, d’avoir une vie plus libre et plus épanouie.
En m’appuyant sur l’expérience de ma propre entreprise en télétravail et largement asynchrone, Doist, cet article expliquera ce qu’est la communication asynchrone, la façon dont elle stimule la productivité des équipes et les mesures concrètes que vous pouvez prendre pour créer un espace de travail plus asynchrone.
La communication asynchrone, c’est quoi ?
La communication asynchrone consiste à envoyer un message sans attendre une réponse immédiate. Par exemple, vous envoyez un e-mail. J’ouvre et je réponds à votre e-mail plusieurs heures plus tard.
En revanche, la communication est synchrone lorsque vous envoyez un message et que le destinataire traite les informations et répond immédiatement. La communication en personne ou les réunions sont des exemples de communication purement synchrone. Vous dites quelque chose, j’intègre les informations au fur et à mesure, et je vous réponds immédiatement.
Les formes de communication numériques, comme les messageries instantanées, peuvent cependant être synchrones elles aussi. Vous envoyez un message, je reçois une notification, puis j’ouvre Slack pour lire votre message et y répondre quasiment en temps réel. Même les e-mails sont largement utilisés comme une forme de communication synchrone. Une étude de Yahoo Labs réalisée en 2015 a révélé que le temps de réponse moyen aux e-mails n’était que de 2 minutes.
Avant d’approfondir les avantages d’une approche plus asynchrone du travail en équipe, examinons les raisons pour lesquelles nous devrions remettre en question nos méthodes de travail et de communication actuelles, largement synchrones.
Les problèmes liés à la communication en temps réel permanente
ISi les employés sont systématiquement plus productifs lorsqu’ils ne travaillent pas au bureau, c’est qu’il y a un problème avec les espaces de travail modernes.
Selon l’article “Collaborative Overload”, publié par la Harvard Business Review, le temps que les employés consacrent à collaborer a augmenté de 50 % au cours des deux dernières décennies. Les chercheurs ont constaté qu’il n’était pas rare que les employés passent 80 % de leurs journées de travail à communiquer avec leurs collègues par e-mail (les employés passant en moyenne six heures par jour sur leur boîte de réception) ; de réunions (qui occupent en moyenne 15 % du temps d’une entreprise) ; et plus récemment d’applications de messagerie instantanée (l’utilisateur type de Slack envoie 200 messages par jour en moyenne, et il n’est pas rare que certains atteignent 1 000 messages”).
Comme le dit un employé de bureau au New York Magazine : « Avant, je me réveillais, je coupais mon alarme et j’ouvrais Tinder. Aujourd’hui, je me réveille et je lance Slack.”
Cette tendance à une communication quasi constante signifie que le cadre moyen doit aujourd’hui organiser sa journée de travail en fonction des différentes réunions auxquelles il participe ; il passe ensuite le temps restant à travailler de façon plus ou moins distraite en gardant un œil sur sa boîte mail et Slack.
Pour aggraver les choses, l’essor de la technologie mobile signifie que la communication professionnelle ne se limite plus au lieu de travail physique ou aux heures ouvrables. On peut consulter ses e-mails et y répondre à tout moment, jour et nuit. Par conséquent, la journée de travail n’est jamais complètement terminée. Comme le dit un employé de bureau au New York Magazine : “Avant, je me réveillais, je coupais mon alarme et j’ouvrais Tinder. Aujourd’hui, je me réveille et je lance Slack.”
Cette façon de travailler, hautement synchrone, serait compréhensible si elle produisait des résultats, mais de plus en plus de preuves indiquent que la communication en temps réel réduit la concentration, épuise les ressources mentales des employés et ralentit globalement les tâches en cours.
J’ai déjà écrit sur les raisons pour lesquelles nous parions contre les applications de messagerie en temps réel, mais il est utile de résumer les problèmes principaux et de les généraliser à la plupart des formes de communication synchrone :
🛎La communication synchrone est source d’interruptions constantes. Les interruptions réduisent l’attention et compliquent l’avancement des projets. Les activités essentielles et exigeantes sur le plan cognitif — comme le codage, la rédaction, la conception, l’élaboration de stratégies et la résolution de problèmes — nécessitent de longues périodes de travail approfondi et concentré. Avec la communication synchrone, il est très difficile de réserver des périodes prolongées sans risque d’interruptions.
🗣Elle donne la priorité à la connexion plutôt qu’à la productivité. Dans les environnements en temps réel, vous êtes incité à rester connecté et disponible à tout moment. Si vous vous déconnectez, les discussions se poursuivent avant même que vous ayez eu la chance d’y répondre. On risque de rater des décisions et des discussions essentielles : il faut donc toujours être en ligne et participer aux réunions, ce qui nuit à notre bien-être et à notre productivité.
😰Elle crée un stress inutile. Une disponibilité constante étant attendue, les employés n’ont plus le contrôle de leurs horaires. Ils passent leurs journées de travail à répondre de manière réactive aux demandes plutôt qu’à définir de manière proactive leur propre planning. Une étude révèle que les employés compensent le temps perdu à cause des interruptions en essayant de travailler plus rapidement, ce qui entraîne “plus de stress, de frustration, de temps et d’efforts”. Ce type de culture synchrone peut rapidement conduire à l’épuisement professionnel.
😣Elle conduit à des discussions de moindre qualité et à des solutions sous-optimales. Lorsque vous devez répondre immédiatement, vous n’avez pas le temps de réfléchir à fond aux problèmes essentiels, ni de répondre de manière approfondie. Votre première réponse à une situation donnée n’est souvent pas la meilleure.
Les avantages d’un espace de travail plus asynchrone
La plupart des gens acceptent les distractions et les interruptions comme une part intégrante de leurs activités, mais certaines entreprises — comme Doist, Gitlab, Zapier, Automattic et Buffer — adoptent une approche collaborative plus asynchrone. Voici quelques-uns des avantages qu’il y a à permettre aux employés de contrôler les moments où ils se connectent pour communiquer avec leur équipe :
⏰Contrôler sa journée de travail = des employés plus heureux et plus productifs. Dans un environnement asynchrone, il n’y a pas d’heures de travail définies. Les employés ont un contrôle presque total sur la façon dont ils structurent leurs journées de travail en fonction de leur mode de vie, de leur rythme biologique et de leurs responsabilités (comme la garde d’enfants !). Certains Doisters travaillent la nuit car cela leur convient mieux. Je passe une heure avec mon fils tous les matins, et personne dans mon organisation asynchrone ne le remarque.
🤔Communication de haute qualité vs. réponses instinctives. La communication asynchrone est certes plus lente, mais elle a également tendance à être de meilleure qualité. Les gens apprennent à communiquer de façon plus claire et approfondie pour éviter des allers-retours inutiles. Ils ont le temps de réfléchir à un problème ou à une idée en particulier et d’apporter des réponses plus réfléchies. Plutôt que de répondre instinctivement, ils le font quand ils sont prêts. (Un temps de réflexion plus long pour répondre apporte un autre avantage non négligeable : la réduction notable des conflits. Ces 8 dernières années, nous n’avons eu à déplorer aucun problème majeur de ressources humaines.)
💆♀️ Une meilleure planification réduit le stress. Lorsque les demandes de dernière minute, “ASAP”, etc., ne sont pas une option, une planification minutieuse est indispensable. Chacun apprend à planifier sa charge de travail et ses collaborations avec le plus grand soin, et prévoit le temps nécessaire pour que ses collègues puissent lire et répondre à ses demandes. Les collaborations sont moins stressantes et le travail est de meilleure qualité in fine.
🔍Le travail approfondi, le “Deep work”, devient la valeur par défaut. Les employés n’ont plus à rester à l’affût des nouveaux messages, ils peuvent donc prévoir des périodes ininterrompues réservées au travail à forte valeur ajoutée pour votre organisation. Une fois terminé, ils peuvent alors traiter leurs messages par lots, 1 à 3 fois par jour, plutôt que de passer inlassablement du travail aux messages, et des messages aux réunions.
📝 Une documentation automatique et plus de transparence. La plupart des communications se faisant par écrit, les discussions clés et les informations importantes sont documentées automatiquement, en particulier si vous utilisez un outil de communication public (et pas les e-mails). Il est plus facile de partager et de se référer à ces conversations par la suite. Par exemple, chez Doist, plutôt que de demander ou d’expliquer pourquoi une décision a été prise ou l’état d’avancement d’un projet particulier, nous pouvons rechercher et/ou créer des liens renvoyant vers les sujets correspondants sur Twist.
🌏L’égalité des fuseaux horaires. La communication sur différents fuseaux horaires devient fluide, personne n’est désavantagé dans l’accès aux informations, quel que soit son fuseau horaire. Cela signifie que vous ne limitez pas votre pool d’employés à certaines régions. Vous pouvez créer une équipe d’exception dont les membres sont basés partout dans le monde.
La rétention des employés est une mesure d’efficacité quelque peu superficielle, mais intéressante malgré tout : selon nous, la culture asynchrone est l’une des principales raisons pour lesquelles la plupart des employés recrutés par Doist ces 5 dernières années sont toujours fidèles au poste. Notre taux de rétention est supérieur à 90 % — bien plus que l’industrie technologique dans son ensemble. Par exemple, même une entreprise comme Google — avec ses campus légendaires bourrés d’avantages allant des repas aux coiffeurs gratuits — ne dépasse pas 1,1 ans. La liberté de travailler n’importe où et n’importe quand surpasse largement ce type d’avantages intéressants, voire amusants, mais finalement secondaires, et cela coûte 0 € à notre entreprise.
Il y a un mais ! Une communication synchrone reste nécessaire
Comme pour tout dans la vie, la culture asynchrone présente des avantages et des inconvénients. Doist a vécu les deux.
Lorsque nous avons choisi d’adopter une approche asynchrone, nous avons supprimé la plupart des réunions car nous n’en voyions plus l’utilité. Nous nous disions que la communication écrite pourrait remplacer la plupart des échanges. Peu de temps après, Brenna, notre Directrice marketing, a lancé un sujet à cœur ouvert, expliquant qu’elle avait le sentiment d’avoir perdu l’élément humain, qu’elle se sentait déconnectée et qu’elle souhaitait revoir ses collègues Doisters en personne.
La leçon était claire pour nous. Il fallait utiliser la communication synchrone là où elle avait un sens : par exemple, pour des réunions individuelles ou les retraites des équipes. Il est difficile de créer des relations interpersonnelles en communiquant seulement par écrit. Pour reprendre les mots de Daft Punk, “we are human after all”.
Voici certaines mesures que nous avons prises pour créer du lien au sein des équipes :
📅 Chaque employé participe à au moins une réunion mensuelle avec son superviseur direct pour discuter des progrès réalisés, des obstacles rencontrés, définir des objectifs de développement professionnel, etc.
🗣Nous testons des réunions décontractées sur Zoom, où des employés issus de différentes équipes discutent de sujets non liés au travail.
🗺Nous organisons des retraites annuelles d’entreprise pour nos équipes, où nos employés peuvent développer de véritables liens.
✈️ Nous payons un vol à nos nouveaux collègues et les envoyons une semaine travailler avec un membre de leur équipe qui fait office de mentor. Cela aide les nouvelles recrues à se sentir davantage connectées et plus à l’aise pour poser des questions dès le départ.
💼Nous prenons en charge l’abonnement à un espace de coworking pour que nos employés puissent sortir de chez eux et se retrouver dans un environnement plus professionnel/communautaire.
(Si cela vous intéresse, j’ai écrit un article sur le sujet du télétravail et de la santé mentale.)
Aujourd’hui, nous réduisons autant que possible le nombre de réunions, mais nous ne les éliminons pas complètement. Notre process de communication actuel ressemble à ça :
🔀70 % asynchrone avec Twist, Github, Paper
📞25 % synchrone avec Zoom, Appear.in ou Google Meet
🏝5 % de réunions physiques, par exemple les retraites annuelles de l’entreprise
Nous détaillons les outils que nous utilisons et nos méthodes de communication dans l’article suivant La pyramide de la communication pour les équipes en télétravail.
En général, utilisez la communication synchrone dans les situations suivantes :
- Vous souhaitez établir une relation personnelle (par exemple, une réunion individuelle ou d’équipe).
- Vous devez partager des commentaires critiques ou discuter d’autres sujets sensibles.
- Il y a de nombreux éléments inconnus et vous souhaitez réfléchir à différentes idées et solutions.
- Il y a de nombreuses variables mobiles et toute l’équipe doit être sur la même longueur d’ondes rapidement, par exemple avec une réunion de lancement de projet.
- Une crise inattendue exige une attention immédiate, par exemple, la panne d’un serveur. Nous utilisons Telegram (avec les notifications activées) pour les communications d’urgence uniquement.
La communication synchrone doit être l’exception, pas la règle.
Comment créer une culture d’équipe plus asynchrone
Le passage d’une communication synchrone à asynchrone ne se fait pas du jour au lendemain. Cela passe par un profond changement dans les outils, les process, les habitudes et la culture de l’organisation. Voici quelques étapes concrètes pour commencer, à la fois personnellement et en tant que chef d’équipe.
Ce que vous pouvez faire personnellement :
💬 Sur-communiquez. Lorsque vous envoyez un message, partagez autant d’informations que possible. Ajoutez une dimension visuelle avec des captures d’écran ou des vidéos. Soyez clair sur vos attentes et sur la date d’échéance. Prenez quelques minutes pour ajouter des détails et clarifier la présentation de votre message. Vous économiserez des jours de discussions dans un environnement asynchrone.
⏳Planifiez pour laisser aux gens le temps de lire votre message. Par exemple, “Je termine ce projet dans 2 jours et j’apprécierais votre contribution », plutôt que « J’ai besoin de vos commentaires dans l’heure qui suit.”
📄Vérifiez toujours les paramètres de partage des documents. Cela peut sembler évident, mais si votre collègue doit demander l’accès aux documents partagés, vous risquez de perdre des heures, voire une journée entière.
👈 Avant les réunions, créez un sujet ou un document. Partagez toutes les informations pertinentes et discutez des questions clés avant la réunion pour que tout le monde comprenne bien le sujet traité.
👉 Après les réunions, documentez les discussions et les résultats. Créez (ou continuez) un fil de discussion ou un document pour que les personnes absentes puissent trouver ces informations. Nous avons même commencé à expérimenter l’enregistrement vidéo de nos réunions, pour que chacun puisse y “assister” de manière asynchrone.
🔕 Désactivez les notifications. Réservez plutôt des plages horaires spécifiques pendant la journée pour consulter et répondre aux e-mails et aux messages.
🤔 Utilisez votre temps d’attente de manière productive. Attendre une réponse n’est pas un problème majeur, car il y a toujours autre chose à faire.
Ce que vous pouvez faire en tant que chef d’équipe :
✍Faites la promotion de l’écriture et de la communication comme compétences de base à maîtriser. Cela réduira les allers-retours de messages et aidera vos collègues à aller au cœur des choses plus rapidement. Chacun doit savoir bien écrire dans un espace de travail asynchrone.
👏Évaluez les personnes en fonction de leurs résultats, et non de leur réactivité ou du nombre d’heures de travail. Nous avons écrit un article sur la façon de mesurer la productivité des employés.
⏱Supprimez les heures de travail imposées ou le besoin de venir travailler au bureau. Cela vous permettra d’embaucher des talents n’importe où dans le monde et fera naturellement évoluer votre organisation vers une communication plus asynchrone, à défaut de pouvoir taper sur l’épaule d’un collègue en cas de question.
🤝Mettez l’accent sur la confiance, l’organisation, l’indépendance et la responsabilité. Sans ces valeurs, la communication asynchrone ne peut pas fonctionner. Chez Doist, par exemple, la confiance en la parole donnée est une valeur fondamentale. Si vous dites pouvoir rendre un projet à telle date, personne ne doit s’inquiéter d’un retard. Brenna Loury, notre Directrice marketing, a rédigé un article sur la façon de bâtir la confiance dans un environnement de télétravail asynchrone.
👩⚖️Adoptez le modèle “DRI” (Direct Responsible Individual) pour la gestion et la prise de décision. MPopularisé par Apple, le DRI signifie qu’une seule personne est responsable d’un domaine ou d’un projet donné au sein de l’entreprise. Cette personne ne fait pas tout elle-même, mais elle organise l’équipe ou le projet, prend les décisions clés, gère le calendrier et est responsable des résultats. Plus vous pouvez réduire le nombre de personnes impliquées dans les décisions, décentraliser l’autorité et augmenter la responsabilité individuelle, plus votre équipe sera efficace. Cela est vrai dans n’importe quelle entreprise, mais particulièrement crucial dans un environnement asynchrone.
⌛️Définissez un temps de réponse acceptable au sein de l’équipe. Chez Doist, par exemple, il est attendu que chacun réponde à ses messages dans les 24 heures.
📄Faites de la transparence une priorité. Chez Doist, par exemple, chacun peut lire l’ensemble des discussions, quel que soit son poste, y compris les discussions stratégiques de la direction. Grâce à cette transparence, personne ne rate de conversations ou ne passe à côté de décisions cruciales. Chacun peut travailler de manière plus efficace et indépendante quand toutes les informations nécessaires sont à portée de clic.
🛠Utilisez des outils qui favorisent la transparence, le travail approfondi et la communication asynchrone, e.g., par exemple, les pull requests sur Github, les conversations sur Basecamp et les sujets sur Twist. N’utilisez pas les e-mails en interne. Les e-mails peuvent être utilisés de manière asynchrone, mais ils confinent les informations dans des boîtes de réception inaccessibles aux autres membres de l’équipe. La collaboration devient beaucoup moins efficace quand les gens ne trouvent pas les informations dont ils ont besoin. Nous avons déjà évoqué les pièges liés à l’utilisation des e-mails pour communiquer avec son équipe.
🚨Prévoyez des canaux de communication pour les urgences. Doist a mis en place des groupes sur Telegram, que nous utilisons comme mécanisme d’urgence. Nous avons également le numéro de téléphone de nos collègues. Nous utilisons ces moyens de communication plusieurs fois par an. La plupart des situations ne sont pas urgentes et ne nécessitent pas de réponse instantanée cependant.
La communication synchrone est une bataille difficile qui remet en question le statu quo
Nous savons que nous remettons en question le statu quo et que la communication calme et asynchrone n’est pas la norme aujourd’hui. Il faudra un changement de paradigme pour faire évoluer les choses.
Nous parions qu’à l’avenir, les entreprises et les équipes les plus performantes seront celles qui accepteront d’accompagner ce changement. Ces équipes n’exigeront pas de leurs membres qu’ils soient toujours actifs, elles prioriseront la communication asynchrone pour créer un espace de travail approfondi, et elles permettront aux employés de se déconnecter et de recharger complètement leurs batteries. Nous sommes ravis de partager notre expérience et vous invitons également à explorer cette façon de faire.
J’aimerais beaucoup lire votre avis là-dessus. Contactez-moi ci-dessous si vous avez des questions ou des commentaires.
(Traduction : Hugues Marty)
