Estudio tras estudio tras estudio sobre el trabajo remoto ha dejado una cosa en claro: los trabajadores remotos son más productivos que aquellos que trabajan en una oficina.
Lo que no está del todo claro es por qué.
Sí, la gente recupera tiempo (y su cordura) cuando no tiene que desplazarse hacia su trabajo a las horas de mayor tráfico. También evitan las distracciones de la oficina. Gozan de una mayor sensación de control sobre sus días laborales. Tienen más tiempo para dedicar a sus familiares, amigos y a sus pasatiempos.
Pero aparte del desplazamiento, esas ventajas no son necesariamente el resultado de la independencia de un lugar físico de trabajo, sino un subproducto de la comunicación asincrónica que le da a los empleados control sobre cuándo se comunican con sus compañeros de equipo.
Si bien creo que el trabajo remoto es el futuro, pienso que la comunicación asincrónica es un factor aún más importante en la productividad de los equipos, independientemente de si tu equipo es remoto o no.
Los líderes de muchas compañías se preguntan si deberían adoptar el trabajo remoto. Sin embargo, muy pocos se preguntan si deberían adoptar un estilo de trabajo más asincrónico. Aunque creo que el trabajo remoto es el futuro, pienso que la comunicación asincrónica es un factor aún más importante en la productividad de los equipos, independientemente de si tu equipo es remoto o no. La asincronía no solo produce los mejores resultados en lo laboral, sino que también le permite a la gente hacer un trabajo más significativo y llevar vidas más libres y satisfactorias.
Basándome en la experiencia de mi propia compañía remota y mayoritariamente asincrónica, Doist, este artículo explicará qué es la comunicación asincrónica, cómo impulsa la productividad del equipo, y los pasos concretos que puedes seguir para comenzar a construir un lugar de trabajo más asincrónico.
¿Qué es la comunicación asincrónica?
En pocas palabras, la comunicación asincrónica es cuando envías un mensaje sin esperar una respuesta inmediata. Por ejemplo, cuando envías un correo electrónico. Yo abro y respondo el mensaje varias horas después.
En contraste, la comunicación sincrónica es cuando envías un mensaje y el destinatario procesa la información y responde de inmediato. La comunicación en persona, como las reuniones, son ejemplos de comunicación puramente sincrónica. Dices algo, yo recibo la información tal como la dices y respondo a esta de inmediato.
Pero las formas digitales de comunicación, como los mensajes de chat en tiempo real, pueden ser sincrónicos también. Tú envías un mensaje, yo recibo una notificación y abro Slack para leer el mensaje y responder a lo que dijiste casi en tiempo real. Incluso el correo electrónico se considera en gran medida una forma sincrónica de comunicación. Un estudio del 2015 realizado por Yahoo Labs encontró que el tiempo de respuesta más común para los emails era solo 2 minutos.
Antes de profundizar en las ventajas de un enfoque más asincrónico para el trabajo en equipo, echemos un vistazo a por qué deberíamos cuestionar los métodos actuales, en gran parte sincrónicos, de trabajar y comunicarnos.
Problemas de utilizar la comunicación en tiempo real permanentemente
Si los empleados son consistentemente más productivos cuando trabajan fuera de la oficina, hay algo mal con los lugares de trabajo modernos.
Según el artículo de la Harvard Business Review “Sobrecarga colaborativa”, el tiempo que los empleados dedican al trabajo en equipo ha aumentado un 50 % en las últimas dos décadas. Los investigadores encontraron que no era raro que los trabajadores pasaran un total de 80 % de sus jornadas laborales comunicándose con colegas por email (en lo cual los trabajadores invierten un promedio de seis horas por día); reuniones (que representan en promedio hasta un 15 % del tiempo de una empresa) y más recientemente, aplicaciones de mensajería instantánea (el usuario promedio de Slack envía unos 200 mensajes por día, aunque los usuarios avanzados que envían cerca de 1000 mensajes “no son la excepción”).
Como un empleado de oficina le dijo a la revista New York Magazine: “Solía despertarme, apagar la alarma y revisar Tinder. Ahora me despierto y reviso Slack.”
Esta tendencia hacia una comunicación casi permanente significa que el trabajador del conocimiento promedio debe organizar su día alrededor de varias reuniones, tratando de hacer su trabajo en el tiempo que le queda y distraídamente, pues su atención está dividida entre sus mensajes de email y Slack.
Para empeorar las cosas, el aumento de la tecnología móvil implica que la comunicación en el trabajo ya no se limita al lugar físico ni a los horarios laborales. Podemos revisar el correo electrónico y responder mensajes en cualquier momento, de día o de noche. Y lo hacemos. Como resultado, nunca estamos realmente fuera del trabajo. Como un empleado de oficina le dijo a la New York Magazine, “Solía despertarme, apagar la alarma y revisar Tinder. Ahora me despierto y reviso Slack.”
Esta forma de trabajar ampliamente sincrónica sería comprensible si produjera resultados, pero hay cada vez mayor evidencia de que el exceso de comunicación en tiempo real en realidad hace que sea más difícil concentrarse, drena los recursos mentales de los empleados y en general, obstaculiza el progreso significativo en el trabajo.
He escrito anteriormente sobre por qué estamos apostando en contra de aplicaciones de mensajería en tiempo real, pero vale la pena resumir los problemas de fondo y generalizarlo a la mayoría de las formas de comunicación sincrónica:
🛎Conduce a interrupciones constantes. Las interrupciones dividen la atención de la gente y hace que sea más difícil progresar de manera significativa en el trabajo. Las actividades valiosas y cognitivamente exigentes como programar, escribir, diseñar, crear estrategias y resolver problemas, requieren largos periodos de trabajo profundo y concentrado. La comunicación sincrónica hace que sea imposible contar con periodos de tiempo prolongados e ininterrumpidos durante la jornada laboral.
🗣 Prioriza el estar conectado/a sobre la productividad. En los espacios que suceden en tiempo real, se incentiva el permanecer conectados y disponibles en todo momento. Si te desconectas, las conversaciones siguen su curso antes de que siquieras tengas tiempo de responder o, incluso, de verlas. Para evitar perderte de decisiones y conversaciones cruciales, la gente trata de estar siempre en línea y de asistir a tantas reuniones como sea posible, afectando su bienestar y productividad.
😰 Crea estrés innecesario. La expectativa de estar constantemente disponible significa que los empleados no tienen control sobre sus horarios de trabajo. Pasan sus jornadas laborales respondiendo de manera reactiva a solicitudes en lugar de establecer su propia agenda proactivamente. Un estudio encontró que la gente compensa el tiempo que pierde por las constantes interrupciones en la oficina tratando de trabajar más rápido, lo que genera “más estrés, mayor frustración, presión de tiempo y esfuerzo”. Este tipo de cultura sincrónica puede conducir rápidamente a la extenuación.
😣 Conduce a discusiones de menor calidad y soluciones subóptimas. Cuando las personas deben responder de inmediato, no tienen tiempo de analizar detenidamente los problemas clave y proporcionar respuestas reflexivas. Su primera respuesta a una situación dada no suele ser su mejor respuesta.
Ventajas de un ambiente de trabajo más asincrónico
La mayoría de la gente acepta las distracciones e interrupciones como parte de su trabajo, pero algunas compañías como Doist, Gitlab, Zapier, Automattic y Buffer están adoptando un enfoque más asincrónico para trabajar en equipo. Estos son algunos de los principales beneficios de dar a los empleados mayor control sobre cuándo se conectan para comunicarse con los demás miembros del equipo:
⏰ Control sobre la jornada laboral = Empleados más productivos y felices. En un entorno asincrónico, no hay un horario de trabajo preestablecido. Los empleados tienen control casi total sobre cómo estructuran su jornada para adaptarla a sus estilos de vida, ritmos biológicos y responsabilidades (¡como el cuidado de sus hijos!). Algunos Doisters trabajan de noche, pues es el horario que más les conviene. Yo paso una hora con mi hijo todos los días, y nadie dentro de mi organización asincrónica lo nota.
🤔 Comunicación de alta calidad vs respuestas irreflexivas. La comunicación asincrónica es ciertamente más lenta, pero también tiende a ser de mayor calidad. Las personas aprenden a comunicarse de manera más clara y concienzuda para evitar más intercambios de los necesarios. Tienen tiempo para pensar en un problema o idea en particular y para proporcionar respuestas más reflexivas. En lugar de dar respuestas impulsivas, las personas pueden responder cuando estén listas. (Como ventaja adicional, cuando las personas tienen tiempo para reflexionar sobre sus respuestas, tiende a haber menos arrebatos irreflexivos. En los últimos 8 años, no tuvimos ni un solo problema grave en el departamento de recursos humanos).
💆♀️ Mejor planificación implica menos estrés. Cuando las solicitudes urgentes o de último minuto no son una opción, se hace indispensable una planificación avanzada. La gente aprende a planificar su carga laboral y colaboraciones más cuidadosamente para darle a sus compañeros de trabajo suficiente tiempo de ver y responder a sus solicitudes. Esto conlleva a colaboraciones menos estresantes y, en última instancia, a un trabajo de mayor calidad.
🔍 El trabajo profundo se vuelve el predeterminado. Como los empleados no tienen que estar al tanto de cada uno de los mensajes que les llegan, les es posible reservar largos periodos de tiempo ininterrumpido a hacer el trabajo que le da más valor a su organización. Ellos pueden procesar un grupo de mensajes 1 a 3 veces por día en lugar de alternar entre el trabajo y los mensajes o las reuniones.
📝 Registro automático de información y mayor transparencia. Debido a que la mayoría de la comunicación ocurre por escrito, la información importante y las discusiones claves se documentan automáticamente, sobretodo si utilizas una herramienta más pública que el correo electrónico. Es más fácil compartir y consultar esas conversaciones más adelante. Por ejemplo, en Doist, en lugar de preguntar o explicar por qué se tomó cierta decisión o de averiguar el estado de un proyecto particular, podemos buscar y/o vincular esta información a temas relevantes de Twist.
🌏 Equidad de zonas honorarias. La comunicación desde diversas zonas horarias fluye sin problemas, pues nadie está en desventaja informativa por cuenta de la zona horaria en la que trabaja. Eso significa que la zona horaria de la gente no será una limitación a la hora de contratarla. Puedes reunir un equipo estelar verdaderamente diverso proveniente de cualquier lugar del mundo.
Aunque la permanencia de los empleados es un indicador poco diciente, creemos que la cultura asincrónica es una de las principales razones por las que la gente que hemos contratado en Doist durante los últimos cinco años se ha quedado con nosotros. Nuestra retención de empleados supera el 90, mucho más alta que la de la industria tecnológica en general. Incluso una compañía como Google, por ejemplo (con sus campus legendarios llenos de atenciones, desde comidas gratis hasta cortes de cabello gratis), tiene una media de permanencia de tan solo 1.1 años. La libertad de trabajar desde cualquier lugar en cualquier momento supera las ventajas en cuanto a entretenimiento o vanidad, y a nuestra compañía le cuesta $ 0 proporcionarlo.
Pero, de todas maneras ¡necesitas comunicación sincrónica!
Como la mayoría de las cosas en la vida, la cultura asincrónica tiene ventajas y desventajas. Doist ha experimentado ambas.
Al comienzo de nuestra iniciativa asincrónica, pusimos todas las reuniones en la lista negra por considerarlas una pérdida de tiempo. La mayoría de las cosas se podían hacer mediante comunicación escrita. Pero no mucho después de estar haciéndolo, Brenna, nuestra directora de marketing, inició un tema muy franco sobre cómo habíamos perdido el elemento humano, cómo ella se sentía desconectada y echaba de menos ver a otros Doisters cara-a-cara.
La lección que aprendimos es que es necesario introducir un poco de comunicación sincrónica cuando tenga sentido. Por ejemplo, en reuniones 1-a-1 o retiros de equipo. Es difícil conectar con la gente y crear relaciones personales cuando solo se usa comunicación escrita. En palabras de Daft Punk, “somos humanos después de todo”.
Estas son algunas de las cosas que hacemos para fomentar las conexiones personales en el equipo:
📅 Todo el mundo tiene al menos una reunión mensual 1-a-1 con su supervisor directo para ponerse al día, discutir los desafíos, establecer objetivos de desarrollo, etc.
🗣 Estamos experimentando con reuniones informales de equipo mediante Zoom, donde gente de los diferentes equipos se puede reunir a conversar sobre cosas que no están relacionadas con el trabajo.
🗺Organizamos retiros anuales tanto de equipos como de toda la compañía donde la gente puede conectarse a un nivel personal.
✈️ Invitamos a nuevos miembros del equipo para que pasen una semana trabajando en persona con el líder de su equipo. Esto ayuda a que los nuevos empleados se sientan más conectados y cómodos haciendo preguntas espontáneas.
💼 Reembolsamos el costo de un espacio de coworking para que nuestros empleados puedan salir de sus casas y estar en un entorno más parecido a una oficina/comunidad.
(Si te interesa, escribí sobre un tema muy relacionado aquí: trabajo remoto y salud mental.)
Actualmente, minimizamos el número de reuniones que tenemos, pero no las tenemos en una lista negra. En este momento, nuestra comunicación se distribuye más o menos así:
🔀 70 % asincrónica a través de Twist, Github, Paper
📞 25 % sincrónica a través de Zoom, Appear.in o Google Meet
🏝 5 % reuniones físicas, por ej., retiros anuales de equipo o de la compañía
Hemos escrito bastante sobre las herramientas que utilizamos y cómo nos comunicamos en nuestra entrada Pirámide de comunicación remota en equipo post.
En general, utilizamos comunicación sincrónica cuando se cumple lo siguiente:
- Quieres establecer una buena relación con la gente (por ej. una reunión 1-a-1 o de equipo).
- Necesitas dar opiniones clave o discutir otros temas delicados.
- Tienes muchas incógnitas y quieres intercambiar ideas y soluciones.
- Hay demasiadas variables y quieres poner a todo el mundo al corriente rápidamente (por ej. con una reunión para dar comienzo a un proyecto).
- Ocurre una crisis que requiere atención inmediata (por ej. un servidor falla). Usamos Telegram con las notificaciones activadas permanentemente solo para comunicaciones de emergencia.
La comunicación sincrónica debe ser la excepción, no la regla.
Cómo fomentar una cultura más asincrónica dentro de tu equipo
Pasar de la comunicación sincrónica a la asincrónica no va a ocurrir de un día para otro. Se necesita un cambio profundo a nivel de herramientas, procesos, hábitos y cultura. Estos son algunos pasos concretos que puedes tomar (individualmente y como líder del equipo) para comenzar.
Cosas que puedes hacer individualmente:
💬 Comunica de más. Cuando envíes un mensaje, incluye tanta información como sea posible. Incluye visualizaciones con capturas de pantalla o grabaciones de tu pantalla. Sé claro/a respecto a lo que necesitas de la otra persona y para cuándo. Invertir unos minutos adicionales en añadir detalles y editar la información desde el principio puede ahorrarte días enteros de intercambios en un ambiente asincrónico.
⏳Planifica con anticipación para darle a la gente tiempo de responder tu mensaje. Por ejemplo, “quiero terminar esto en dos días y me encantaría saber tu opinión”, en lugar de “necesito tus sugerencias dentro de la próxima hora”.
📄 Verifica la configuración de los documentos que compartes. Eso puede parecer poca cosa, pero si alguien tiene que solicitar acceso a los archivos que compartiste, esto puede causar retrasos de horas o incluso, de un día.
👈 Antes de las reuniones, crea un tema o un documento. Comparte toda la información relevante y discute problemas claves antes de la reunión para que todo el mundo llegue con total comprensión del asunto a tratar.
👉 Después de las reuniones, documenta las discusiones y resultados. Crea o continúa un tema o documento para que la gente que no estuvo allí pueda encontrar esa información. Nosotros incluso empezamos a experimentar con grabaciones de video de nuestras reuniones para que otras personas puedan “asistir” de forma asincrónica.
🔕 Desactiva las notificaciones. En lugar de eso, aparta bloques de tiempo específicos durante el día para revisar y responder tus emails y mensajes.
🤔 Usa los tiempos de espera productivamente. Nosotros hemos descubierto que esperar una respuesta no es un gran problema, ya que siempre hay algo más en qué trabajar.
Cosas que puedes hacer como líder de equipo:
✍ Promueve la escritura y la comunicación como habilidades fundamentales. TEsto reducirá el número de intercambios en la comunicación y ayudará a la gente a llegar al meollo de las cosas más rápidamente. Todo el mundo debe ser un/a gran escritor/a en un ambiente de trabajo asincrónico.
👏 Evalúa a la gente según sus resultados, nno por su receptividad o la cantidad de horas que trabajan. Hemos escrito más sobre cómo medir la productividad de los empleados.
⏱ Elimina las horas laborales y las responsabilidades que requieran ir a la oficina. Esto te permitirá contratar gente de cualquier lugar del mundo y, naturalmente, moverá tu organización hacia un estilo de comunicación más asincrónico en donde tocar en la puerta de alguien ya no sea una opción.
🤝 Haz énfasis en la confianza, organización, independencia y responsabilidad. Sin estos valores, la comunicación asincrónica nunca funcionará. Por ejemplo, uno de los valores fundamentales de Doist es que los demás pueden confiar en que entregarás tu trabajo a tiempo y tus compañeros de equipo no deben preocuparse de que cumplas tu palabra. Brenna Loury, nuestra directora de marketing, ha escrito en mayor detalle sobre cómo fomentar la confianza en un “lugar” de trabajo remoto y mayoritariamente asincrónico.
👩⚖️ Adopta un modelo de Directo/a responsable (DRI, en inglés) para la gestión y la toma de decisiones. Apple hizo popular este modelo en el que una sola persona es responsable por un área o proyecto dados dentro de la compañía. Esa persona no hace todo sola, sino que organiza el equipo o proyecto, toma decisiones claves y generalmente se hace cargo del cronograma y los resultados. Cuanto más puedas disminuir el número de personas involucradas en las decisiones, descentralizar la autoridad y aumentar la responsabilidad individual, más eficiente será tu equipo. Esto aplica a cualquier empresa, pero es especialmente crucial para el éxito en un ambiente asincrónico.
⌛️ Establece expectativas razonables en el equipo respecto a los tiempos de respuesta aceptables. Por ejemplo, en Doist se espera que la gente responda dentro de las primeras 24 horas.
📄 Haz de la transparencia una prioridad. Por ejemplo, todos en Doist pueden leer todas las discusiones fundamentales independientemente del equipo al que pertenecen. Esto incluye discusiones entre líderes. Con transparencia, la gente no se pierde conversaciones o decisiones cruciales. Pueden trabajar de una manera más eficiente e independiente cuando no tienen que pedir a otros la información que necesitan.
🛠Utiliza herramientas que promuevan la transparencia, el trabajo profundo y la comunicación asincrónica. Por ejemplo, solicitudes de extracción de Github, conversaciones de Basecamp y temas de Twist. No uses el correo electrónico internamente. Aunque el email se puede usar asincrónicamente, también bloquea la información al interior de los buzones de la gente donde nadie más puede encontrarla. Cuando la gente no puede encontrar la información que necesita, el trabajo en equipo se vuelve mucho menos eficiente. Más sobre los inconvenientes de confiar la comunicación del equipo al correo electrónico.
🚨 Ten canales de comunicación para emergencias. Doist tiene salas de Telegram que utilizamos como mecanismo de emergencia. También tenemos los números de teléfono de todo el mundo, aunque utilizamos esta información pocas veces al año. La mayoría de las cosas no son urgentes y no necesitan una respuesta instantánea.
La comunicación asincrónica es una batalla cuesta arriba que desafía el status quo
Sabemos que estamos desafiando el status quo y que la comunicación tranquila y asincrónica no es el estándar. Se va a necesitar un cambio de paradigma para modificar el panorama actual.
Estamos apostando a que en el futuro, las compañías y los equipos más exitosos serán aquellos que hagan este cambio. Serán los equipos que no requieran que sus empleados estén siempre en línea, aquellos que prioricen la comunicación asincrónica para crear espacios para el trabajo profundo y permitan a los empleados desconectarse para recargarse completamente. Estamos ansiosos por compartir nuestra experiencia y te invitamos a explorar este espacio también.
Me encantaría tu opinión sobre esto. Puedes enviarme tus preguntas o comentarios más abajo.
(Traducción: Angélica Puerto Tello)
