Cómo solicitar teletrabajo (con guiones y plantillas de email para facilitar tu negociación)

Cada vez más lugares de trabajo ofrecen a sus empleados la oportunidad de trabajar a distancia. Pero, si esta opción todavía no está disponible en tu empresa, podría parecer que tu iniciativa que no tiene muchas probabilidades de éxito.

En 2019, sin embargo, esto ya no es del todo cierto.

Actualmente, más de dos tercios de la fuerza laboral mundial trabaja a distancia al menos un día a la semana y el 50% trabaja fuera de la oficina al menos la mitad de la semana, según un estudio de 2018 del International Workplace Group.

Pero aunque el trabajo remoto es cada vez más común, a menudo son los empleados quienes deben solicitarlo. Si bien el 63% de los empleadores informaron tener trabajadores remotos, de acuerdo al Upwork’s Future Workforce Report del año pasado, la mayoría de estas empresas carecen de una política oficial para el trabajo a distancia.

La diferencia entre poder disfrutar o no de la libertad de trabajar desde tu casa radica en cómo lo pidas. Los siguientes pasos te ayudarán a persuadir incluso a los jefes más escépticos para que te permitan trabajar a distancia:

1. Investiga el panorama en tu sector y empresa

Si vas a iniciar una negociación para trabajar a distancia, tienes que estar preparado/a. Eso incluye entender el panorama del teletrabajo en el sector y la empresa en la que trabajas. Averigua qué tan común es el trabajo remoto en tu área con recursos en línea como Flexjobs. Algunos de los sectores más abiertos al trabajo flexible podrían sorprenderte, entre ellos están el servicio al cliente, la salud, la educación y el entrenamiento físico.

Profundiza un poco más y averigua si los competidores de tu empresa ofrecen acuerdos para el trabajo remoto. Después de todo, a la gerencia de la tuya le conviene ofrecer privilegios similares para evitar perder buenos empleados.

Por último, pregunta en la oficina y en la compañía en general si ya hay algún equipo o departamento que haya hecho arreglos para el trabajo a distancia. Tu empresa incluso podría tener una política de trabajo remoto que tú no conozcas.

“Si está ocurriendo en otro lugar (dentro de tu organización), averigua cómo va, por qué se está haciendo y qué objeciones ha tenido”, afirma Pilar Orti, directora de Virtual Not Distant, una consultora que ayuda a las organizaciones a hacer la transición hacia un enfoque que considere el trabajo en la oficina, opcional.

Tener esta información en una reunión te ayudará a demostrarle a tu jefe que el trabajo remoto es más común de lo que él/ella piensa, y te permitirá ofrecer ejemplos concretos de cómo esta forma de trabajar ha funcionado en contextos similares.

2. Destaca las ventajas para tu organización

Entra a la negociación con una lista de los beneficios que un acuerdo de trabajo a distancia tendrá para tu empleador/a. Esta podría incluir ahorros en los costos potenciales, mejoras en los niveles de motivación y aumento de la productividad. Es importante que tu jefe sienta que este arreglo es bueno para todo el mundo, no solo para ti.

Utiliza las siguientes preguntas de Brie Reynolds, especialista en trayectoria profesional en FlexJobs, para generar ejemplos concretos de cómo mejorará tu trabajo con una configuración flexible:

• ¿Cómo podrás hacer mejor tu trabajo?
• ¿Serías más productivo/a de alguna manera?, ¿por qué?
• ¿Podrías concentrarte mejor?, ¿profundizar más en los proyectos sin interrupciones?
• ¿Podrías trabajar horas que le convengan más a tu compañía?
• Si ya no tienes que trasladarte hasta la oficina, ¿podrías comenzar a trabajar más temprano?

No hay necesidad de ocultar que el trabajo remoto te beneficiará a nivel personal (quizá ya no tengas que hacer largos traslados o vas a poder trabajar en horarios más flexibles), simplemente asegúrate de mostrarle a tu jefe las ventajas que tendrá para él/ella y la empresa.

Si trabajas en un lugar donde el teletrabajo no es común, o incluso donde se menosprecia, quizás tengas que educar a tu jefe. Tener algunos datos claves sobre cómo los empleadores se benefician del trabajo remoto podría jugar a tu favor, aunque a menos de que tu jefe tenga ese tipo de intereses particulares, es mejor no abrumarlo/a con demasiadas cifras y estadísticas.

Estas son algunas de las estadísticas más interesantes sobre el trabajo remoto que puedes usar para respaldar tu propuesta:

• Según un estudio de 2018 realizado por el International Workplace Group, 70% de los empleados de todo el mundo trabajan a distancia al menos un día a la semana, más del 50% lo hacen la mitad de la semana o más, y un 11%, más de cinco veces por semana. Conclusión: los empleadores necesitan tomar la delantera en esta tendencia si quieren atraer y retener talento.
• Los empleados de un centro de llamadas en un sitio web de viajes chino que trabajaron desde su casa completaron 13.5% más llamadas, renunciaron a la mitad de la proporción normal y afirmaron sentirse significativamente más satisfechos con su trabajo que sus contrapartes de oficina, según un estudio de la Universidad de Stanford. Conclusión: Cuando se configura correctamente, el trabajo remoto ayuda a los empleadores a retener el talento y puede impulsar la productividad al mismo tiempo. Todos ganan.
• Los trabajadores remotos se comunican tan bien o mejor que los empleados que trabajan en la oficina, de acuerdo a una encuesta realizada por la plataforma de gestión de empleados 15Five. Conclusión: Lejos de ser un obstáculo para la comunicación, el trabajo a distancia puede crear mejores canales de comunicación con sistemas y herramientas más intencionales para comprobar y garantizar de forma regular que las cosas estén funcionando bien.

3. Elabora un plan de trabajo remoto claro y específico

Después de que hayas hecho tu investigación, crea un documento breve que describa exactamente cómo podría funcionar tu acuerdo para trabajar a distancia. Este documento debe incluir tu horario en los días que trabajarías desde tu casa y un resumen de cómo te vas a comunicar y a seguir el progreso de tus resultados.

“Es importante que consideres las barreras de la comunicación, cómo te comunicarás con tu equipo, y si ya hay herramientas de comunicación que se estén utilizando”, afirma Reynolds.

Incluso puedes sugerir herramientas digitales para la comunicación remota y la gestión de proyectos. (Esto podría incluso impulsar a todo tu equipo a comenzar a comunicarse y gestionar proyectos más eficazmente).

En última instancia, tu objetivo debe ser abordar los potenciales desafíos de trabajar desde tu casa desde la perspectiva de tu jefe y dejar en claro que él/ella no tendrá que ocuparse de gestionar lo que sea que requiera esta nueva configuración. También debe garantizar que seguirás trabajando tan bien (o incluso mejor) de lo que lo harías si estuvieras trabajando en la oficina. Haz que sea lo más fácil posible para tu jefe decir “sí”.

“Deja muy claro que estarás dedicado/a a tu trabajo y que trabajar fuera de la oficina beneficiará a todas las partes. Asegúrate de que tus expectativas sean razonables y entrega resultados medibles y claros”, afirma Carrie Anne-Murphy, quien solicitó trabajar a distancia cuando era compradora de una tienda de suministros de cocina en Nueva York. “Y no luzcas demasiado feliz al respecto, incluso si lo amerita”, agrega.

Qué incluir en tu plan de trabajo remoto:

• Breve resumen que destaque las ventajas para tu empleador/a. Incluye una declaración que resuma tu propuesta de trabajo a distancia y la razón por la que estás solicitándolo. Por ejemplo: “Propongo trabajar desde la oficina de mi casa todos los martes y viernes para tener tiempo sin interrupciones y poder dedicarlo a mis responsabilidades de redacción y edición, y para estar en casa cuando mis hijos regresen de la escuela/el colegio. A continuación, encontrará los detalles del horario propuesto, el cual garantiza que trabajando a distancia cumpliré con todas mis responsabilidades laborales o incluso más.”
• Horario propuesto para el trabajo remoto. Presenta, en detalle, tu horario propuesto para trabajar desde tu casa. Si tu propuesta es iniciar más temprano tu jornada, terminarla más tarde o hacer cualquier otro cambio a tu horario normal, asegúrate de aclarar cómo este horario te permitirá estar disponible cuando te necesiten. Especifica si vas a estar en la oficina para las reuniones normales o, si no es así, cómo planeas asistir de forma remota. (También puedes ofrecerte a compartir con tu jefe tu horario de trabajo en forma de calendario, particularmente al principio, mientras haces la transición al trabajo a distancia). Si el trabajo remoto aún es terreno inexplorado en tu organización, podrías sugerir un periodo de prueba o un cronograma moderado, como uno o dos días por semana, para facilitar su introducción.
• Tus funciones y responsabilidades clave y cómo las cumplirás remotamente. Enumera todas y cada una de las funciones laborales que desempeñas actualmente y cómo las llevarás a cabo tan bien o mejor desde tu casa.
• Cómo te comunicarás con tu equipo. Incluye un número de contacto donde puedan localizarte en caso de emergencia, las horas del día a las que revisarás tu correo electrónico, y de qué manera estarás presente en las reuniones programadas trabajando a distancia. Si tu equipo aún no tiene una herramienta de comunicación para el trabajo remoto quizá quieras sugerir la que tú usarás para mantenerte en contacto.
• Cómo tu jefe y tu equipo sabrán tus resultados. Describe como tú y tu manager pueden evaluar tu rendimiento mientras trabajas desde tu casa. Seguramente querrás seguir usando los parámetros de medición que tu equipo utiliza actualmente, pero quizá tengas que reportar tus logros con mayor frecuencia si vas a trabajar desde tu casa. Dependiendo del estilo de trabajo de tu equipo, esto podría significar enviar un email semanal con una actualización de lo que completaste durante la semana, utilizar un software de gestión de proyectos como Todoist para dividir proyectos en tareas con plazos definidos o resumir tus logros en una breve conversación semanal con tu jefe. (Si necesitas ideas, consulta la encuesta de Remote.co de empresas remotas sobre cómo miden la producción de sus empleados. La lista también reafirma el creciente número de compañías que hacen que los arreglos remotos funcionen.)
• Tu oficina en casa. Describe la ubicación y configuración de la oficina que usarás para trabajar desde tu casa, incluyendo los equipos que tienes a tu disposición (laptop, Wi-Fi), además de la privacidad, tranquilidad y concentración ininterrumpida que garantiza.
• Necesidades de equipamiento y seguridad. Enumera las necesidades en cuanto a equipamiento, como hardware o software de ordenador. Demuestra que entiendes las implicaciones de seguridad que tiene el trabajo remoto sugiriendo el uso de servicios de VPN, chat encriptado y, si es necesario, un software de cifrado de datos. Quizá tengas que ponerte en contacto con el departamento de tecnología de tu organización para averiguar qué recursos de seguridad digitales están disponibles. (Algunas empresas prefieren proporcionar ellos mismos un laptop que les garantice el seguimiento apropiado de sus medidas de seguridad, pero al menos has dejado claro desde el principio que te tomas muy en serio los asuntos de privacidad y seguridad).

Puedes descargar esta excelente plantilla de propuesta de trabajo a distancia tomada de The Escape Series para usarla como punto de partida.

4. Elige el momento cuidadosamente

Sobra decir que tu solicitud para trabajar desde tu casa solo tendrá éxito si tu jefe ya confía en ti y valora tu trabajo. Incluso si eso es cierto en general, puede ser útil hacer tu solicitud inmediatamente después del cierre exitoso de un proyecto grande que hayas dirigido o en un momento en el que tu jefe esté particularmente impresionado/a con tu trabajo.

Sienta las bases durante las semanas o incluso los meses previos a hacer tu solicitud formal estableciendo proactivamente un sistema para medir y comunicarle tu progreso a tu jefe de forma regular. Cuando llegue el momento de hacer tu solicitud para trabajar a distancia, tu jefe no solo sabrá el valor que tienes como empleado/a, sino que además tendrás sistema probado en marcha para evaluar tu rendimiento.

5. Haz tu solicitud en persona, no por email

No le lances tu solicitud a tu jefe de pasada o en un email. Si se reúnen con frecuencia y hay tiempo, menciónaselo en ese momento. Si no es el caso, pídele una reunión. Para evitar rechazo inmediato, no le digas de antemano que quieres hablar sobre la posibilidad de trabajar desde tu casa. En lugar de eso, di que te gustaría hablar sobre tus funciones laborales y cómo haces tu trabajo, aconseja Reynolds.

El tono de la reunión debe reflejar la relación que tienes con tu jefe. Si son cercanos, la conversación puede ser más informal que si tienen una relación estrictamente profesional.

El email a tu jefe podría ser algo como esto. Pero, de nuevo, debes adaptarlo al tono que usas con él/ella:

Sr./Sra. [Nombre y/o apellido de tu jefe],

El motivo de la presente es solicitarle una reunión para discutir algunas ideas que tengo para mejorar mi entorno de trabajo y hacerlo más propicio para cumplir con mis responsabilidades laborales.

En las próximas dos semanas tengo disponibles el [inserta días y horas específicos]. Espero poder hablarlo con usted en detalle.

Gracias de antemano,

[Tu nombre]

6. Ve preparado/a a la reunión

Armado/a con tu investigación y la propuesta de trabajo, asegúrate de estar listo/a para llevar la conversación con tu jefe. Comienza hablando de lo mucho que te gustaría trabajar a distancia, incluyendo los beneficios para tu organización y lo habitual que es donde trabajas y en tu sector.

Destaca brevemente proyectos específicos en los que hayas trabajado recientemente y donde hayas manejado tu tiempo y tareas de manera eficaz y proactiva. Estos ejemplos específicos prueban frente a tu jefe que eres capaz de manejar la responsabilidad de trabajar de forma independiente desde tu casa.

Luego haz tu solicitud y asegúrate de que sea específica.

“Si es para trabajar desde tu casa un día a la semana o cinco días a la semana, es importante asegurarse de que sepas lo que pedirías en una situación ideal”, afirma Reynolds.

Aunque es posible que no obtengas exactamente lo que quieres, es útil comenzar desde esa posición.

No le entregues tu propuesta redactada a tu jefe inmediatamente. En lugar de eso, utiliza lo que el experto en negociación, Ramit Sethi llama “The Briefcase Technique” (la técnica del maletín). Así es como funciona:

Cuando tu jefe manifieste inquietudes (“¿Cómo puedo estar seguro/a de que usted trabajará?”, ¿No necesitaremos mucho equipamiento?”, etc.), di algo como esto:

“Me alegra que haya mencionado los detalles. De hecho, he investigado cómo otras empresas han implementado acuerdos exitosos de trabajo remoto. [Saca la propuesta en este momento. El que la lleves en un maletín real es opcional]

“He redactado un borrador del plan que resuelve esta inquietud. Describe [comienza a mostrarle tu plan sección por sección] mi horario propuesto para trabajar a distancia, cuándo y cómo estaré disponible, la configuración de mi oficina en casa, las medidas de seguridad que tomaré para proteger los datos de la compañía, cómo podemos trabajar colaborativamente para seguir el progreso y la frecuencia con la que me pondré en contacto para garantizar que el arreglo esté funcionando para todos.”

La técnica del maletín hace que sea muy difícil decir no, pues demuestra que ya has reflexionado sobre el asunto y estás ofreciendo soluciones para todos los desafíos potenciales.

Además de tu plan de trabajo remoto, lleva contigo algunas respuestas ensayadas para las reservas que tu jefe seguramente tendrá:

Respuestas a objeciones comunes

Objeción: No me siento preparado/a para establecer una política de trabajo remoto.

Respuesta: Entiendo sus reservas. Si está de acuerdo, puedo hacer un periodo de prueba para que usted vea si este sistema funciona bien antes de comprometernos por completo.

Objeción: Entiendo que algunos trabajos se puedan hacer a distancia, pero no veo cómo usted podría hacer el suyo.

Respuesta: Muchos empleos y sectores en los que uno pensaría que es muy difícil de trabajar a distancia, en realidad son algunas de las áreas de mayor crecimiento en lo que al trabajo remoto se refiere, como la educación (por ejemplo, clases en línea) y la atención médica (por ejemplo, consultas al médico). En mi plan de trabajo remoto describo cada una de mis responsabilidades y cómo las llevaré a cabo a distancia. Estoy seguro/a de que puedo hacer todo lo que mi empleo requiere con la misma o incluso mayor calidad desde fuera de la oficina. Pero, por supuesto, deberíamos hacer primero un periodo de prueba para garantizar que el plan funcione para ambas partes. Estoy muy abierto/a a cambiar y ajustar cosas a medida que aprendemos.

Objeción: ¿Cómo sabré si usted en realidad está trabajando?

Respuesta: En mi propuesta de trabajo remoto, doy algunas ideas sobre cómo puedo mantenerlos informados de mi progreso de una semana a otra y también comparto un horario tentativo de trabajo, de manera que usted sepa cuándo estaré disponible. Además, puedo trabajar con usted para establecer métodos de comunicación preferidos. Yo sugiero que hagamos reuniones semanales para que podamos discutir qué es exactamente lo que he logrado y cuáles son los obstáculos a los que me estoy enfrentando.

Objeción: ¿Y qué hago si le necesito y usted no está disponible?

Respuesta: En mi propuesta, he incluido los horarios en los que estaré trabajando y las horas del día a las que revisaré mi email, además de algunas recomendaciones en cuanto a la herramienta digital de comunicación que podemos utilizar como equipo para mantenernos en contacto. En situaciones urgentes, siempre estaré disponible por teléfono en mi horario de trabajo.

Objeción: Si le permito a usted trabajar a distancia, tendré que dejar que otros lo hagan también.

Respuesta: Si esto es algo que resulta beneficioso tanto para la compañía como para mí, podría ofrecer el trabajo remoto a más empleados como una forma de atraer más talento y ayudar a los empleados a ser más felices y productivos. Por supuesto, incluso para las empresas que tienen políticas más flexibles establecidas, los líderes se reservan el derecho de evaluar las solicitudes y decidir de forma individual si alguien debería trabajar a distancia.

7. Anticipa cierta incomodidad, pero no te desanimes

A pesar de su creciente prevalencia, muchos entornos laborales siguen siendo escépticos con respecto al trabajo a distancia. Así que quizá debas estar preparado/a para que tu jefe tenga reservas e incluso que tus compañeros de trabajo te resientan.

“A veces, la persona a la que le estás solicitando esa flexibilidad no sabría cómo manejarla ella misma”, señala Orti.

Proyéctate como un/a pionero/a que podría ayudar al resto de tu organización en lugar de ser una excepción y objeto de envidia.

Y no dejes que la incomodidad te aparte del objetivo. La negociación es incómoda. El cambio es incómodo. Pero un arreglo laboral flexible lo vale.

8. Genera confianza inmediata durante tu periodo de prueba

Presentaste una estupenda solicitud para trabajar a distancia, y tu jefe ha aceptado hacer un periodo de prueba. Aunque ahora estás un paso más cerca de la libertad, es importante que durante los primeros días de trabajo remoto, generes confianza con tu jefe. Si haces parte de una compañía que no tiene experiencia con empleados remotos, tú estarás poniendo el ejemplo. Haz que esos primeros meses de trabajo a distancia sean un éxito con estos consejos:

• Comunícate en exceso: Especialmente al principio, asegúrate de ser comunicativo/a en todos los aspectos. Como dice la asociada de marketing de Jhana y trabajadora remota, Anya C. Gonzales en Glassdoor: “Tengo que comunicar todo en exceso: mi horario, mis planes, mis objetivos de desarrollo. Además, tengo que ser una experta planificadora: para cualquier proyecto, tengo que pensar bien qué necesito de mi jefe y pedírselo con antelación.” Si necesitas ideas sobre cómo y cuándo comunicarte con tu jefe, sigue esta guía sobre cómo demostrar tu valor en el trabajo.
• Sé visible: Uno de los mayores desafíos que mencionan los trabajadores remotos es sentirse olvidados. Para compensar esto, en los días que estés en la oficina, asegúrate de tener reuniones y compartir otros momentos con tu jefe y colegas de manera presencial. Si tu propuesta es trabajar a distancia tiempo completo, trata de hacer video llamadas, en lugar de simplemente hablar por teléfono con tu manager y compañeros de trabajo.
• No busques significado adicional a tus emails y otros mensajes virtuales: Una las partes más difíciles de trabajar a distancia es que hay mayor ambigüedad en la comunicación virtual que cara a cara. Puede ser fácil malinterpretar una respuesta lenta o una muy concisa e instantánea como algo más negativo de lo que es. Si presientes que se avecinan problemas o no sabes bien en dónde estás parado/a, inicia la conversación con tu jefe o busca sugerencias y opiniones de manera proactiva.
• Sé flexible: Es probable que hayan algunos contratiempos cuando empieces a trabajar a distancia, y que algunas de las herramientas y métodos que propusiste originalmente no funcionen. Si resulta que el software que estás utilizando para las reuniones está teniendo problemas, adáptate. Si sientes que es muy difícil estar fuera de la oficina para una reunión particular, considera hacer algunos cambios en tu agenda de trabajo remoto si es posible.
• Considera ser pionero/a: Si trabajas en una oficina que no está acostumbrada a los empleados remotos, seguramente serás pionero/a en ciertas áreas, por ejemplo en el uso de nuevas herramientas de privacidad o software de comunicación. En este escenario, procura que tu jefe vea tu trabajo remoto como un recurso valioso para presentar nuevas herramientas al resto del equipo.

9. Si rechazan tu propuesta, considera renunciar

Si después de toda la energía que pusiste en investigar arreglos de trabajo remoto y preparar una buena solicitud para tu jefe, él o ella la rechaza, tal vez sea momento de buscar un trabajo a distancia.

“Si tu empleador/a no puede satisfacer esas necesidades, lo más seguro es que haya algo al interior de la organización que te hace sentir inconforme. Puede que la cultura no sea la adecuada para ti”, afirma Orti.

Después de todo, las oportunidades de trabajo remoto aumentan día a día. No hay razón por la que no puedas encontrar una compañía que se ajuste mejor a tus necesidades.

Cada vez hay más recursos disponibles para buscar empleos flexibles, incluyendo plataformas como Flexjobs, Remote OK y Remote Tech Jobs. También puedes echar un vistazo a las empresas que dan preferencia al trabajo a distancia en la lista de Remote.co’s y en artículos sobre cómo encontrar trabajo remoto como esta guía exhaustiva. (El equipo completamente remoto de Doist a menudo tiene vacantes.)

Déjanos un comentario en la sección más abajo sobre tu experiencia negociando acuerdos de trabajo remoto con tu organización, ¡y buena suerte!

(Traducción: Angélica Puerto Tello)