Todoist の知られざる19の機能

Todoist のことどれだけ知ってる? 知識をテストして、知らなかったトリックを身に着けよう

little known todoist features illustration
Illustration by Margarida Mouta

Todoist はかんたんに使えるように設計されていますが、巨大なプロジェクトにも活用できるパワフルさを兼ね備えています。このアプリが秘めるパワフルさをあなたにも知ってもらうため、私たちは Todoist の知られざる19の機能をまとめました。これらの機能を使いこなせば、より速くタスクを整理し、Todoist をさらに自分好みにカスタマイズでき、もっとタスク管理が楽しくなること、間違いなしです。

あなたが Todoist のベテランでも、今日初めてTodoist を使う方でも、読み進めれば何か新しいことが学べるはずです。

以下の目次を使うと、お目当ての機能に移動できます。

  1. ウェブ&モバイル端末から Gmail のメールをタスクとして追加する

  2. ブラウザ拡張機能を使って記事やウェブサイトを Todoist タスクとして追加する

  3. テンプレートを使って再利用可能なプロジェクトのチェックリストを作成する

  4. メールを新しいタスクまたはコメントとして Todoist に転送する

  5. 複数行のテキストをコピペして、各行から新しいタスクを作成する

  6. 「+」ボタンをドラッグ&ドロップし、リストの中央にタスク、サブタスク、およびセクションを作成する(iOS と Android)

  7. 太字、斜体、ハイパーリンク、絵文字などで強調する

  8. 最後の完了日をもとに繰り返しの予定日を設定する

  9. スワイプジェスチャーをカスタマイズする(Android および iOS)

  10. 端末のダークモードと自動同期する(Android および iOS)

  11. 音声コマンドで新しいタスクを作成したり、予定日を設定したりする

  12. フィルタークエリで「##」を使って、プロジェクトとそのサブプロジェクトの全タスクを表示する

  13. 「担当」および「アサインした人」フィルタークエリを使って、アサインしたタスクを管理する

  14. 位置情報ベースの自動リマインダーでタスクを二度と忘れない

  15. プロジェクトカレンダーフィードを使用して、カレンダーアプリでタスクを視覚化する

  16. キーボードショートカットを使ってタスク管理を高速化する

  17. iOS と Android でタスク追加ショートカットを使い、外出先でタスクを書き留める

  18. 1日/1週間のゴールをカスタマイズし、休暇モードをオンにして、目標のストリークを維持する

  19. IFTTT や Zapier を使って独自のタスクオートメーションを作る


1. ウェブ&モバイル端末から Gmail のメールをタスクとして追加する

Todoist for Gmail プラグインを使ってメールをタスクに変換している方はたくさんいますが、これを使えるのは Chrome で Gmail を使っている時だけです。

ネイティブの Gmail アドオンを使うと、iOS または Android の Gmail アプリやブラウザの Gmail ウェブアプリなど、Gmail ならどこからでもメールを Todoist タスクに変換できます。いつでも、どこにいても、アイデアが頭に浮かんだときに書き留められるので、タスクを追加するときの柔軟性が広がります。

Doist のビジネス開発責任者チェース・ワーリントンは、この連携機能を使って受信メールを管理しやすくしています:

「私は、返信に5分以上かかるメールをタスクに変換しています」

gmail add-on

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2. ブラウザ拡張機能を使って記事やウェブサイトを Todoist タスクとして追加する

インターネットには、一生かかっても消費しきれないほどの情報が存在します。これは時に恵みであり、時に呪いでもあります。特に、集中を要するときは、後者の要素が強くなるでしょう。そこで Todoist の出番です。

ディープ・ワークに取り組んでいる最中に目を引くウェブサイトに出くわしたとします。それは あらゆることをサクッと学ぶ方法についての記事であったり、今すぐ観たいミュージックビデオであったりするかもしれません。これらを Todoist タスクとして追加しておけば、後からリンクに戻り楽しむことができます。

やり方はかんたん。まず、ブラウザ拡張機能をインストールします。これで、以下の2つのいずれかの方法で、保存しておきたいページをタスクとして追加できるようになります:

  • 拡張機能バーの Todoist アイコンをクリックします。そこから + ボタンをクリックし、ウェブサイトをタスクとして追加します。タスクを追加を押す前に、加えたい情報を追加します。
  • 任意の場所を右クリックし、Todoist に追加を選択します。Todoist インボックスにリンクされたサイト名が付いたタスクが追加され、後からページにアクセスできるようになります。

ウェブサイトをタスクとして追加する方法

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3. テンプレートを使って再利用可能なプロジェクトのチェックリストを作成する

プロジェクト内でタスクを複製するのはかんたんですが、プロジェクト全体も複製できることをご存知でしたか? プロジェクトテンプレートを使用すると、定期的に行うプロジェクトのチェックリストを作成、調整、共有できます。例えば Doist では、新機能のローンチブログ記事新しいメンバーのオンボーディングなどでテンプレートを活用しています。

皆さんが Todoist をかんたんに始められるように、こちらに人気のあるプロジェクトテンプレートをまとめています。または、自分専用のテンプレートを作成することも可能です。

プレジェクト テンプレート

ヒント: テンプレートを作成するときに、「相対期限」を使うように選択できます。つまり、「今日から3日後」の期限を追加すると、そのタスクには、テンプレートをインポートした日から3日後が期限として自動で設定されます。相対期限により、複雑なプロジェクトのタイムラインを数秒で再現できます。

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4. メールを新しいタスクまたはコメントとして Todoist に転送する

メールに重要な情報があり、それを Todoist に取り込む必要がある場合は、転送が最も手っ取り早い方法です。共有するには、以下の2通りの方法があります: メールを Todoist プロジェクトに転送し、メールをコメントに含めて新しいタスクを作成する方法か、既存のタスクのコメントにメールを転送する方法。やり方は次のとおりです:

メールをプロジェクトに転送する: はじめに、こちらの手順に沿って Todoist プロジェクト固有のメールアドレスを取得します 。これで、このアドレスにメールを転送できるようになります。メールの件名をタスク名として新しいタスクが作成され、メールの本文がタスクのコメントに添付されます(25MB 未満の添付ファイルを含む)。

forward emails todoist comments

メールをタスクに転送する: まず この手順に沿って、特定の Todoist タスクの固有のメールアドレスを取得します。転送したメールはタスクのコメントに添付されます。

forward emails todoist

ヒント: Todoist プロジェクトごとに固有のメールアドレスを取得するのが面倒な場合は、Todoist インボックスのメールアドレスを取得して、そちらにメールを転送することも可能です。1日1回、メールベースの新しいタスクを確認し、期限を設定して、適切なプロジェクトに移動します。

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5. 複数行のテキストをコピペして、各行から新しいタスクを作成する

プレーンテキストのタスクリスト(議事録、プロジェクトのタイムライン、個人的なメモ、記事の要点など)がある場合は、それらのリストをコピーして Todoist に貼り付けると、数秒で複数のタスクを作成できます。

複数行のテキストを選択してクリップボードにコピーし、Todoist で新しいタスクを開いて、すべてをタスク入力欄に貼り付けます。Todoist で、コピペした行ごとに新しいタスクを作成するかを尋ねる画面が表示されます。このように、たった3回のクリックで新しいタスクを25件も追加できます。ライター兼編集者である私は、このあまり知られていない機能を使って、毎回アウトラインを Todoist タスクに落とし込んでいます。

copy past multiple

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6. 「+」ボタンをドラッグ&ドロップし、リストの中央にタスク、サブタスク、およびセクションを作成する(iOS と Android)

ユーザーが Todoist を気に入る理由に、プロジェクトがコントロールしやすいという点があります。タスク、サブタスク、セクションを追加して、必要な場所にドラッグするのはかんたんですが、タスクをドラッグ&ドロップしやすいのは、デスクトップよりもモバイルです。

Todoist Foundations のローンチにより、新しいタスク、サブタスク、セクションもモバイル端末でドラッグ&ドロップでききるようになりました。

やり方はかんたん。右下の「+」ボタンを押したまま、新しいタスクを作成したいリストの場所にドラッグします。既存のタスク下の少し右にドラッグするとサブタスクに、左端にドラッグすると新しいセクションになります。

dynamic add
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ハイパーリンクが必要なタスクもあれば、コードスニペットが必要なコメントもあり、絵文字で表現したいラベルもあるかもしれません。幸いなことに、Todoist ではタスク、ラベル、そしてフィルター名だけでなく、タスクとプロジェクトのコメントでも多くの書式が使用できます:

  • 太字: **このテキストが太字になります** または __このテキストが太字になります__
  • 斜体 / イタリック体: *このテキストが斜体になります* または _このテキストが斜体になります_
  • 太字および斜体: ***このテキストが太字で斜体になります*** または ___このテキストが太字で斜体になります___
  • ハイパーテキスト: [このテキストにハイパーリンクが付きます](http://todoist.com/)または http://todoist.com/(このテキストにハイパーリンクが付きます)

コメントでは、以下もサポートしています:

  • インラインコード: `このテキストはインラインコードになります`
  • コードブロック: “`このテキストはコードブロックに含まれます“`

そしてもちろん、テキストを入力できる場所ならどこでも絵文字を追加できます😊

ハイパーリンクに関する注意: URL をタスクにコピペすると、Todoist は自動的に URL をページのタイトルに変換し、特別な書式なしでクリックできるようにします。Doist の創設者兼 CEO のアミール・サリヘフェンディックは、この機能を毎日活用しています:

「私はリンクを追加する記事というプロジェクトを持っており、Todoist はそれを読みたい記事のタイトルに変換してくれます」

text formatting Todoist

ヒント: プロジェクト名では特別なテキスト形式がサポートされていないため、「:joy:」のような絵文字ショートコードは機能しません。ただし、スマホのデフォルト絵文字キーボードを使用して絵文字を追加することはできます。Mac では、キーボードショートカットの Control + Command + スペースバーを使い、絵文字メニューから選択します。Windows では、端末のタッチキーボードにアクセスするか、Windows 10の場合は Windows キー + . を使用して絵文字キーボードにアクセスします。または、Emojipedia のようなウェブサイトからプロジェクト名に絵文字をコピペすることもできます。

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8. 最後の完了日をもとに繰り返しの予定日を設定する

市場で最もスマートなタスク管理ツールである Todoist は、「平日」、「毎月第三火曜日」、「4月1日から10月13日まで毎月4日」などの繰り返しの予定日を認識して設定します。
また、タスクが完了された日にもとづいて繰り返しを設定できることは、あまり知られていない機能かもしれません。例えば、毎月実行したい「銀行の残高を確認💸」いうタスクがあるとします。しかし、私はよくこのタスクを先延ばしにしてしまいます。もし「2月1日から毎月」という予定日を設定すれば、たとえそのタスクを2月28日に完了しても3月1日にリセットされます。ですが、その3日後に残高を確認する必要はありませんよね。そこで「毎!」を使うとこの問題が解決します。「2月1日から毎!月」とすれば、2月28日にそのタスクを完了したとすると、次の予定日は3月28日に設定されるのです。

このように、継続的に完了しなくてはいけないけれども、特定の日付である必要はないタスクは、予定日に「毎!」を使うといいでしょう。

every recurring due date syntax

ヒント: Todoist のスマートなクイック追加は、予定日以外のものも認識します。ショートカットを使い、プロジェクトを指定して、ラベルを追加、優先度を設定、協力者にタスクをアサインすることなども可能です。クイック追加についてさらに詳しく

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9. スワイプジェスチャーをカスタマイズする(Android および iOS)

今日、タッチスクリーンで使っていて、一番気分が高まるジェスチャーは、スワイプではないでしょうか。Todoist ではタスクを左や右にスワイプした時のアクションをカスタマイズできるため、ジェスチャーを使った操作がさらにパワフルになります。

同記事を執筆時点では、スワイプでタスクのスケジュール、タスクの完了、またはタスクの選択を行うことができます(複数のタスクを一度に編集する必要が頻繁にある場合は特に便利です)。

customize swipe gestures
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10. 端末のダークモードと自動同期する(Android および iOS)

2019年はダークモードの年で、Android と iOS の両方でダークモードが発表されました。そこで、Todoist も遅れを取ることなくダークテーマをリリース。というのも、かなり前からユーザーの方々からリクエストを頂いていたからです。

ところで、ご利用の端末と Todoist のダークテーマを自動で同期できることをご存知でしたか? 夜になると端末がダークモードになるように設定すると、Todoist も自動でダークテーマに切り替わります。 設定 > テーマ に移動し、「自動ダークモード」 (Android は「自動ダークテーマ」)がオンになっていることを確かめます。これで夜寝る前に、真っ白な画面に目がくらむこともなくなります。

dark mode device sync
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11. 音声コマンドで新しいタスクを作成したり、予定日を設定したりする

私たちの目標は、Todoist をすべてのタスク管理で使えるアプリにすることです。あなたがどこにいても、何をしていても、時間をかけることなく新しいタスクを追加でき、生活や仕事を続行できるようにしたいのです。

Todoist が主要な音声アシスタントと連携しているのは、上記の理由からです。ですから、スマホを持ち上げることなく SiriGoogleAlexa などにタスクの追加をお願いできます。また、自然な言葉を使って予定日を設定できるのも特徴です。「Alexa、次の日曜日の午前9時に松木さんに電話をToDoリストに追加して」と言うと、Todoist は適切な予定日と時間を設定した新しいタスクを作成します。
音声コントロールは、Todoist for Apple WatchAndroid Wear でもご利用いただけます。

Apple Watch voice add

Google assistant Todoist

ヒント: iOS ショートカットの新しい連携機能をリリースしました。これにより、 Siri のパワフルな音声ショートカットを作成できます。たとえば、毎回プロジェクトを指定しなくても、買い物リストにアイテムを追加できます。

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12. フィルタークエリで「##」を使って、プロジェクトとそのサブプロジェクトの全タスクを表示する

フィルターは、あなたのワークフローに合ったタスクのカスタム画面をつくる強力な味方になります。しかし、適切なクエリを入力するにはちょっとしたコツが要ります。ダブルハッシュタグの構文はあまり知られていないタグですが、これを使えばプロジェクトとそのサブプロジェクトを1か所に表示できます。

たとえば、「仕事」のプロジェクトを「デザイン」、「開発」、「ミーティング」など、複数のサブプロジェクトに分割したとします。そこで、「今日の仕事タスク」画面を作成するには、フィルタークエリ「今日& ##仕事」を使用して、仕事プロジェクトの全タスクと、サブプロジェクト配下にある今日が期限のタスクを表示します。このようなカスタム画面を作成すると、今取り組むタスクだけに集中することが容易になり、他のすべてのタスクは画面から見えなくなります。

filter syntax

💡 ヒント: フィルターはプロ機能です。今ならいきなり1年契約することなく、毎月たった 448 円から Todoist プロをお試しいただけます。

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13. 「担当」および「アサインした人」フィルタークエリを使って、アサインしたタスクを管理する

同僚との共同作業、ハウスメイトとの家事、家族との食材のお買い物などは、仕事を分担できると楽になりますよね。

Todoist の共有プロジェクトでは、タスクをアサインしたり、予定日を設定したり、コメントで内容を議論したりできるので、仕事の分担がかんたんにできます。ただし、一旦タスクを任せてしまうと、その後のフォローアップは忘れてしまいがちです。そんなときは、「担当」と「アサインした人」フィルタークエリが役に立ちます。

「担当: 他のメンバー」を使うと、自分以外の共有者に割り当てられているすべてのタスクを表示します。また、「担当: 桐村」などとクエリを使うと、特定のユーザーに割り当てられたタスクを表示することも可能です。

「アサインした人: 自分」を使うと、他のユーザーに割り当てたすべてのタスクを表示できます。ワンクリックで、未完了かつ他の人にアサインしているタスクを確認でき、必要に応じてタスクのコメントでフォローアップできます(すべてのタスクが予定どおり進んでいるのが理想ですが…)。

assigned by me filter syntax

ヒント: 新しいフィルター画面をお気に入りに追加すると、メインナビゲーションメニュー内のプロジェクトリストの上に表示されます。これで、仕事に取り掛かるときは、その日のタスクをワンクリックで確認することができます。

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14. 位置情報ベースの自動リマインダーでタスクを二度と忘れない

タスクリマインダーは「知られざる」機能ではないかもしれません。しかし、そのカスタマイズ方法については、あまり知られていない方法がいくつかあります。
Todoist は、予定日と予定時間があるタスクにはデフォルトでリマインダーを自動送信します。これにより、リマインダーを手動で設定しなくても済みます。リマインダーの設定では、自動リマインダーが送信されるタイミングをカスタマイズすることも可能です。タスクの期限が来る0分から1週間前までを選択できます。

automatic reminder settings

また、位置情報ベースのリマインダーを設定することもできます。Doist の連携機能デベロッパーであるウィリアンは、この機能を使ってスーパーを通り過ぎる時に買い忘れのないようにしています:

「位置情報リマインダーを付けたタスクを用意しておき、スーパーの近くにいる時にはいつも、買い物リストをチェックする通知を受け取るようにしています」。location based reminder
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15. プロジェクトカレンダーフィードを使用して、カレンダーアプリでタスクを視覚化する

Todoist を Google カレンダーと同期できることはすでにご存じかもしれません。それに加え、プロジェクトのカレンダーフィードを取得し、ご利用のカレンダーアプリにインポートすることもできます。プロジェクトで行った変更はすべて、カレンダーアプリに自動的に反映されます。また、タスクは専用のカレンダーに表示されるため、表示を切り替えることができます。

Doist のプロダクトデザイナーであるパノスは、この機能を使って締め切りをより視覚的に把握しています:

「プロジェクトカレンダーフィードの存在は知っていましたが、実際に使い始めたのは最近のことです。具体的には、支払いのタスク管理をしているプロジェクトがあります。これまでは、Todoist で次の7日間に予定されている概要を見れるフィルターを使ってきました。しかし今は、プロジェクトカレンダーフィードを使用して、Fantastical(訳注: カレンダーアプリ)にある1週間から1か月のすべてのタスクを確認できます」。

また、プロジェクトフィードを他のユーザーと共有すれば、彼らは自分のカレンダーでプロジェクトをフォローできるようになります。Doist ではこの機能を使い、Ambition & Balance のコンテンツカレンダーとTodoist および のプロダクトロードマップを共有しています。

project calendar feed

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16. キーボードショートカットを使ってタスク管理を高速化する

キーボードショートカットを習得するには、少し時間がかかります。しかし、毎日何度も繰り返すアクションは、ショートカットを習得する価値があるといえるでしょう。

以下は、Doist チームお気に入りのキーボードショートカットの一部です:

  • プロダクトマーケター、ニール:「大規模なプロダクトローンチプロジェクトに関わるタスクの編集には、キーボードショートカットが欠かせません。私は ctrl + up(macの場合は cmd)と ctrl + down を使用して、タスクをすばやく移動・編集しています」。
  • CTO、ゴンサロ:「私は ctrl + 左/右を使ってタスクをインデントしています。キーボードから手を離さずにサブタスクを作れるので、階層分けがとても楽です」。
  • 編集者、筆者:「私のお気に入りは「q」でクイック追加を開き、思いついたことをすばやく書き留めることです。また、Mac で「Ctrl + ⌘ + A」を使うと、Todoist アプリを開くことなくどこでもクイック追加を開けます。これにより、タスクが頭に浮かんだら即書き留めるのが習慣になりました」。

Todoist の全キーボードショートカットを見る →

keyboard shortcuts

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17. iOS と Android でタスク追加ショートカットを使い、外出先でタスクを書き留める

Todoist モバイルアプリを使えばどこからでもタスクを管理できますが、両方のプラットフォームで、あまり知られていないショートカットがあります。これらを使いこなせば、さらに速くタスクを追加できますよ。以下は最も便利なショートカットの一部です:

  • [iOS と Android] 共有拡張機能を使うと、ブラウザから直接 Todoist にウェブサイトを共有できます。もちろん、プロジェクト、予定日、優先度などの指定も可能です。
share extension
  • [Android] クイック設定メニューに「タスクを追加」タイルを追加する。Android デベロッパーのペドロは、「クイック設定」タイルを毎日使っています: 「何かをしている最中に(街を歩いている時や買い物の時など)タスクを追加するのが、すごく簡単になります。アプリを開いたり、タスクのリスト全体を確認したりする必要はがありません」。

Android quick settings tile

  • [Android] ホーム画面にタスクの追加ウィジェットを追加して、タスクを一瞬で追加する。

iOS Today widget

  • [iOS] Todoist のホーム画面アイコンを長押しして、「タスクを追加」を選択する。
  • [iOS] Todoist ウィジェットをウィジェット画面に追加する。
  • [iOS] ショートカットアプリからショートカットを作成し、Todoist タスクを特定のプロジェクトに追加する。次に、ショートカットをホーム画面に追加して、簡単にアクセスできるようにします。たとえば、私は買い物リストというショートカットを入れており、共有プロジェクトであるそのリストに素早くアイテムを追加できるようにしています。
iOS shortcut

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18. 1日/1週間のゴールをカスタマイズし、休暇モードをオンにして、目標のストリークを維持する

Todoist のカルマシステムは、あなたの生産性をゲーム化します。タスクを完了すればポイントが増え、タスクの期限を過ぎればポイントが減り、1日と1週間のタスクストリークをトラッキングします。1日と1週間のタスクストリークを積み上げていくことにより、毎日進歩しているという実感を楽しむことができます。

生産性が上がるごとに、1日と1週間のゴールを増やしてストリークを保つハードルを上げるといいかもしれません。思い通りの結果が得られない場合は、イージーモードに切り替えて、目標を下げてください。

最後に、インターネットを制限して休みをフルに楽しみたい場合は、バケーションモードをオンにしましょう。1日および1週間のストリークは、あなたが戻るまで保持されます。すべてのカルマのオプションは、Todoist 設定のカルマタブで見つかります。

Karma settings
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19. IFTTT や Zapier を使って独自のタスクオートメーションを作る

当社の連携機能デベロッパーであるウィリアンが Todoist の知られざる機能について尋ねられた時、当然のことながら彼の回答は「連携機能をスマートに使うこと」でした。Todoist にはすでに多くの連携機能がありますが、IFTTTZapier などのアグリゲーターを使うとあなた専用のアプリ接続やオートメーションを作ることができます。ウィリアンは IFTTT について以下のように述べています:

「IFTTT を使って平日に行ったことのリストを作成し、金曜日に報告できるようにしています。IFTTT が @snippet ラベルの付いた完了したタスクを確認するたびに、別のスニペットプロジェクトに別のタスクを作成します。週の終わりに、プロジェクトリストのスクリーンショットを撮るか、印刷を選択して、チームと共有できる PDF としてエクスポートします」。

当社のプロダクトマーケティング担当のニールは、IFTTT で Google アシスタントを使ったタスクの追加を効率化しています:

「私は IFTTT Google アシスタント – Todoist のレシピがあるので、Google ホームまたは Pixel に「リンゴを購入のタスクを追加して」と言うことができます。これにより、優先度と予定日が付いた「リンゴを購入」というタスクがインボックスに追加されます。また、妻と私は「ピザを受け取るの共有タスクを追加して」と言える別のレシピを使っています。このタスクは私たちのチームインボックスに追加されるので、忘れなくて済みます。

automations IFTTT

これは、可能なことのほんの一部です。IFTTT と Zapier を使って Todoist を他のアプリと連携してみてください。

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このリストから、タスク管理をより速く、より体系化し、あなたに合うようにカスタマイズするのに役立つヒントを見つけていただけたのであれば幸いです。あなたのお気に入りの Todoist の裏ワザは何ですか? ぜひ以下のコメント、または @todoist 宛にツイートして教えてください!

(翻訳: 井本慶太郎)