Le guide complet d’utilisation de Todoist

“L’ouvrier qui veut bien faire son travail doit commencer par aiguiser ses instruments.” – Confucius

Notre esprit est constamment occupé par une myriades de choses à faire : un énorme projet d’équipe à finaliser, un événement à organiser, des factures à régler…

Cependant, connaître les objectifs ne suffit pas, c’est bien le problème. Vous avez. Vous avez besoin d’un système pour les atteindre.

C’est là que Todoist entre en jeu. Au premier abord, son utilisation est simple : vous ajoutez et achevez des tâches en un clin d’œil. À mesure que vous utilisez l’application, cependant, vous découvrez les nombreuses fonctionnalités plus avancées de Todoist, de la planification de tâches hebdomadaires, à la configuration de rappels et à la transformation d’e-mails en tâches…

Ce guide complet vous en apprendra plus sur l’utilisation de Todoist et vous permettra de tester de nouvelles fonctionnalités pratiques dont vous ignoriez peut-être l’existence. Vous trouverez progressivement une combinaison de fonctionnalités utiles qui vous permettront de travailler sur ce qui compte, au bon moment, et sans rien oublier. Ce système constitue le fondement d’une vie plus calme, organisée et productive…

Voici tous les points abordés dans ce guide :

1. Libérez votre esprit : ajoutez et achevez des tâches chaque jour
2. Respectez votre agenda en fixant des dates d’échéance uniques et récurrentes pour vos tâches
3. Gardez une trace de vos tâches à l’aide des vues Boîte de réception, Aujourd’hui et Prochainement
4. Créez des projets pour organiser vos objectifs les plus ambitieux
5. Concentrez-vous sur les tâches importantes avec les niveaux de priorité des tâches
6. N’oubliez rien en configurant des rappels de tâches (Pro)
7. Téléchargez des fichiers et ajoutez des informations dans les commentaires de tâches (Pro)
8. Travaillez en équipe en partageant vos tâches et vos projets
9. Ajoutez des sites Web comme tâches avec des extensions pour vos navigateurs
10. Ajoutez des e-mails comme tâches avec des plugins ou en les transférant
11. Respectez votre emploi du temps chargé en synchronisant vos tâches avec votre calendrier
12. Organisez vos tâches avec les étiquettes (Pro)
13. Trouvez les bonnes tâches en utilisant la recherche et les filtres (Pro)
14. Épinglez vos projets, étiquettes et/ou filtres importants dans vos favoris
15. Vérifiez vos progrès avec la vue Productivité
16. Maintenez votre motivation grâce au karma
17. Personnalisez Todoist avec des thèmes colorés
18. Connectez Todoist avec toutes les applications que vous utilisez déjà

Avant de commencer : découvrez le fonctionnement de Todoist

Il faut savoir marcher avant de pouvoir courir – commencez par découvrir rapidement les bases :

Si vous ne l’avez pas déjà fait, créez un compte Todoist, connectez-vous et commencez à l’utiliser chaque jour en ajoutant et en achevant des tâches.

1. Libérez votre esprit : ajoutez et achevez des tâches chaque jour

Commencez par noter dans Todoist tout ce qui vous passe par la tête, pour pouvoir vous concentrer sur les tâches en cours. Pour ajouter une nouvelle tâche, appuyez simplement sur + sur n’importe quelle plateforme, saisissez le nom de la tâche et appuyez sur Ajouter une tâche pour l’enregistrer.

Prenez l’habitude quotidienne d’ajouter des tâches à Todoist chaque fois que vous y pensez, sur l’appareil que vous avez sous la main.

Au fil de la journée, passez en revue ce que vous avez à faire en utilisant la vue Aujourd’hui en haut à gauche. Marquez les tâches comme achevées en cliquant sur le cercle à gauche de la tâche ou en balayant la tâche de gauche à droite sur mobile.

⬆ Retour à la table des matières

2. Respectez votre agenda en fixant des dates d’échéance uniques et récurrentes pour vos tâches

Plutôt que d’essayer d’en faire trop aujourd’hui, fixez des dates d’échéance à vos tâches. Laissez-vous le temps de travailler correctement.

Pour régler la date d’échéance d’une tâche, tapez simplement la date dans le champ de la tâche en utilisant un langage naturel. Par exemple, aujourd’hui, demain, le 15 juin ou lundi prochain. Vous pouvez également ajouter une heure spécifique comme le 15 juin à 9h. Todoist détecte automatiquement la date d’échéance et l’ajoute à la tâche.

Pour visualiser plus facilement votre emploi du temps, vous pouvez aussi choisir une date d’échéance sur votre calendrier. Cliquez ou appuyez simplement sur le champ de date ou l’icône du calendrier lorsque vous ajoutez ou modifiez une tâche sur n’importe quelle plateforme. À partir de là, vous pouvez choisir manuellement une date dans le calendrier ou utiliser l’un de nos raccourcis de date pratiques tels que Aujourd’hui, Demain ou La semaine prochaine.

Créez des dates d’échéance récurrentes

Certaines tâches reviennent régulièrement — sortir les poubelles, souhaiter un anniversaire, rédiger un rapport trimestriel, etc. Planifiez ces tâches répétitives avec des dates d’échéance récurrentes.

Pour créer une date d’échéance récurrente, saisissez la date dans le champ de la tâche en utilisant un langage naturel, comme vous le feriez pour des dates d’échéance normales. Par exemple, tous les jours, tous les vendredis, tous les 3 jours à partir de lundi prochain, et plus.

Lorsque vous achevez une tâche récurrente, elle se réinitialise automatiquement à l’occurrence suivante. Ainsi, vous ne risquez pas de l’oublier.

Modifiez les dates d’échéance

Les plans changent (généralement plus souvent qu’on le ne souhaiterait) et les dates d’échéance doivent être mises à jour.

Si vous êtes pressé et que vous souhaitez reporter une tâche d’un jour ou la repousser à la semaine suivante, faites un clic droit sur une tâche (Web, Windows, macOS) ou balayez-la de droite à gauche (iOS, Android) et utilisez les raccourcis Demain ou La semaine prochaine en haut du menu.

Si vous devez reporter la tâche à une date spécifique, ouvrez le planificateur de tâches et cliquez/appuyez sur la nouvelle date d’échéance dans le calendrier. Appuyez sur la flèche droite pour afficher plus de dates.

Bien entendu, vous pouvez également changer la date en modifiant la tâche et en tapant simplement une nouvelle date dans le champ de la tâche.

Reportez toutes vos tâches en retard d’un seul coup

L’accumulation des vos tâches peut rapidement créer un effet boule de neige difficile à contrôler : vous reportez alors sans cesse les tâches d’un jour ou d’une semaine à l’autre, jusqu’à vous retrouver sous une avalanche de tâches en retard à rattraper.

Rééquilibrez toutes vos tâches d’un seul coup en cliquant sur Reporter en haut à droite de votre vue Aujourd’hui ou Prochainement. Vous pouvez également reporter de manière sélective plusieurs tâches à la fois. Sélectionnez simplement plusieurs tâches, cliquez sur Planifier et choisissez une date un peu moins chargée.

⬆ Retour à la table des matières

3. Gardez une trace de vos tâches à l’aide des vues Boîte de réception, Aujourd’hui et Prochainement

Plus vous ajoutez de tâches à votre emploi du temps, plus il devient difficile de rester organisé et de savoir sur quoi travailler en premier.

C’est pourquoi Todoist organise vos tâches avec trois vues utiles en haut à gauche : Boîte de réception, Aujourd’hui et Prochainement.

Boîte de réception : l’emplacement par défaut pour les nouvelles tâches

La boîte de réception est le fourre-tout des nouvelles tâches que vous ajoutez à Todoist et qui n’ont pas de projet assigné. Notez rapidement une tâche en l’ajoutant à la boîte de réception, puis revenez par la suite pour l’achever ou la déplacer dans un projet.

Aujourd’hui : affichez toutes les tâches prévues aujourd’hui dans tous les projets

Vous ne savez pas sur quoi travailler ? Ouvrez simplement la vue Aujourd’hui pour voir toutes les tâches prévues ce jour dans tous vos projets. Continuez à achever les tâches une par une, ou reportez-les si nécessaire, jusqu’à ne plus avoir aucune tâche à faire.

Prochainement : affichez toutes vos tâches à venir

Utilisez la vue Prochainement pour avoir une vue d’ensemble de toutes les tâches à venir dans les prochains jours, les prochains mois, ou même les prochaines années. Vous pouvez déplacer les tâches d’un jour à l’autre si besoin.

⬆ Retour à la table des matières

4. Créez des projets pour organiser vos objectifs les plus ambitieux

Une seule tâche ne suffit pas toujours. Si vous travaillez sur une présentation avec votre équipe ou si vous organisez un voyage au long cours, un projet sera indispensable pour planifier tous les détails.

Pour créer un projet dans Todoist, allez tout en bas de votre liste de projets et cliquez sur Ajouter un projet (sur Android/iOS, allez dans votre menu de navigation de gauche et appuyez sur + à droite de Projets). Donnez un nom à votre nouveau projet (et ajoutez même un emoji si vous le souhaitez 🛩 ) et cliquez sur Ajouter une tâche pour commencer à répertorier toutes les étapes utiles.

Vous pouvez rapidement assigner une tâche à un projet en tapant # dans le champ de la tâche pour afficher une liste de tous vos projets existants. Continuez à taper le nom du projet pour affiner la liste.

Quand dois-je utiliser des projets ? 💡

• Coordonnez votre travail avec vos collègues
• Planifiez un projet personnel
• Créez un plan pour atteindre un objectif
• Notez votre liste de lecture pour plus tard
• Partagez une liste de tâches avec un ami

Divisez les tâches plus importantes en sous-tâches

N’ayez pas peur d’ajouter de petites tâches à un projet. Par exemple, une tâche comme « Écrire un scénario » comprend forcément de nombreuses étapes. Ajoutez des sous-tâches pour chaque étape de réalisation de la tâche principale.

Imaginons que vous écriviez un scénario dans le cadre de votre projet #Vidéo : vous pouvez ajouter des sous-tâches intitulées Premier jet, Deuxième jet et Projet final. En divisant les grandes tâches en tâches plus petites, vous démarrez plus facilement, et en cochant les tâches achevées au fur et à mesure, vous gagnez en motivation pour finaliser votre projet.

Créez une sous-tâche en glissant une tâche ordinaire sous une tâche principale (Web, macOS, Windows). Pour Android et iOS, appuyez longuement sur la tâche et faites-la glisser vers la droite, sous la tâche principale.

Pour achever une sous-tâche, faites comme pour les tâches normales : cliquez sur le cercle à gauche (Web, Windows, macOS) ou balayez la tâche de gauche à droite (iOS, Android). Pour vous aider à visualiser l’avancement de la tâche principale, les sous-tâches achevées resteront visibles (mais barrées) jusqu’à ce que la tâche principale soit achevée.

Organisez votre projet en sections

Donnez plus de clarté à votre projet en organisant vos tâches en sections.

Par exemple, si vous souhaitez participer à un marathon, vous pouvez créer une section pour les tâches liées à votre Équipement (ex. : acheter de nouvelles chaussures et un survêtement), une autre pour votre Entraînement (ex. : courir 10 km demain) et une dernière pour le côté Nutrition (ex. : se renseigner sur les différents types de régimes) :

Pour créer une nouvelle section, déplacez simplement la souris en bas de votre liste de tâches pour faire apparaître l’action “Ajouter une section”. Vous pourrez alors ajouter de nouvelles tâches sous la section ou y glisser-déposer des tâches existantes.

Ajoutez rapidement une tâche dans n’importe quelle section de n’importe quel projet en tapant “/” dans l’Ajout rapide ou dans l’éditeur de tâches. Par exemple, tapez “#Idées/Travail” pour ajouter votre tâche à la section Travail de votre projet Idées. Cette même barre oblique fonctionne aussi lorsque vous recherchez des sections ou les  ajoutez à un filtre (nous reviendrons là-dessus plus tard).

Vous pouvez également cliquer ou appuyer sur la flèche grise à gauche du nom d’une section pour réduire ou développer la section, ce qui permet de vous concentrer plus facilement sur une seule partie de votre projet à la fois.

Regroupez les projets liés à l’aide de sous-projets

Après avoir utilisé Todoist un certain temps, votre liste de projets aura tendance à s’allonger.

Tout d’abord, essayez de réduire votre nombre de projets autant que possible. Votre temps et votre énergie sont limités ; plus vous pouvez vous concentrer, plus vous serez productif.

Cependant, si vous avez besoin de plus de projets, gardez-les en bon ordre grâce aux sous-projets.

Imaginons que vous commenciez un nouveau semestre à l’université et que vous souhaitiez conserver tous vos cours au même endroit pour plus de simplicité. Créez un projet Université et des projets pour chaque cours : Mathématiques, Physique, Chimie, etc. Ensuite, glissez les cours sous le projet Université pour les transformer en sous-projets :

Réduisez les sous-projets sous le projet principal pour les masquer temporairement en cliquant sur la flèche à gauche du nom du projet principal.

Lorsque vous souhaitez voir toutes les tâches de tous vos projets universitaires au même endroit, cliquez simplement sur le projet principal Université. Pour voir seulement les tâches du projet principal, cliquez à nouveau sur le projet principal.

Nos utilisateurs créent souvent des sous-projets pour organiser leur liste de tâches autour des principales activités de leur vie. Par exemple, vous pouvez avoir seulement deux projets principaux — “Travail” et “Personnel” — pour pouvoir vous concentrer sur une seule activité à la fois. Au travail, vos projets personnels sont masqués et, chez vous, vous pouvez masquer vos projets professionnels. Testez différentes façons d’organiser vos projets pour découvrir ce qui fonctionne le mieux pour vous.

Enregistrez vos projets les plus utilisés comme modèles (Pro)

Lorsque vous recréez régulièrement le même projet, par exemple des listes d’affaires à prendre en vacances, des listes de points à valider avec vos nouveaux clients, etc., enregistrez le projet comme modèle pour le réutiliser plus tard.

Un modèle enregistre chaque tâche du projet. Vous pouvez ensuite importer le modèle dans un nouveau projet et apporter les modifications nécessaires.

Certains modèles peuvent également être utiles à vos amis, coéquipiers ou collègues. Vous pouvez les partager en leur envoyant le fichier ou le lien.

Vous pouvez également parcourir des dizaines de modèles sur todoist.com/templates pour créer votre prochain projet.

⬆ Retour à la table des matières

5. Concentrez-vous sur les tâches importantes avec les niveaux de priorité des tâches

Vous savez maintenant quelles tâches vous devez réaliser et quand. Vous devez à présent déterminer comment démarrer.

“Si votre travail consiste à manger une grenouille, il vaut mieux le faire le matin. Et si votre travail consiste à manger deux grenouilles, il vaut mieux manger la plus grosse en premier.” – Mark Twain

Manger une grenouille signifie prendre à bras le corps les tâches difficiles et importantes prévues aujourd’hui et s’y atteler en premier. Vous commencez votre journée en vous jetant dans le bain et vous réduisez drastiquement les risques de tergiverser.

Dans Todoist, marquez votre tâche la plus importante avec une couleur rouge en fixant sa priorité sur P1. Vos vues Aujourd’hui et Prochainement seront automatiquement triées en fonction du niveau de priorité : vos tâches P1 apparaîtront toujours en premier. Ainsi, vous saurez toujours quelle grenouille manger en début de journée.

Todoist propose quatre niveaux de priorité : du niveau 1 pour les tâches les plus importantes (marquées en rouge) jusqu’au niveau 4 pour tout le reste (sans couleur). Pour définir un niveau de priorité, tapez “p” dans le champ de la tâche, suivi du niveau de priorité souhaité, p. ex., “Manger la grenouille p1”.

⬆ Retour à la table des matières

6. N’oubliez rien en configurant des rappels de tâches (Pro)

Quel est l’intérêt d’utiliser un gestionnaire de tâches si vous oubliez vos tâches importantes ? Heureusement, Todoist peut vous envoyer un rappel par e-mail ou une notification push lorsqu’une tâche arrive à échéance.

Rappels automatiques

Lorsque vous réglez la date et l’heure d’échéance d’une tâche, Todoist vous envoie automatiquement un rappel 30 minutes avant l’échéance de la tâche (vous pouvez modifier l’heure de rappel par défaut dans Paramètres > Rappels).

Rappels manuels

Lorsqu’il ne faut absolument pas oublier une tâche, réglez des rappels manuels qui se déclencheront au moment (ou sur le lieu) de votre choix.

Pour régler un rappel, cliquez sur la tâche, puis cliquez sur l’icône de l’horloge en bas à droite et réglez un déclencheur pour le rappel de trois manières possibles:

1. Précisez une date et une heure pour le rappel, par exemple “demain à 10h”.
2. Si votre tâche a une date et une heure d’échéance, vous pourrez régler une heure relative pour le rappel, comme 1 heure avant l’échéance de la tâche.
3. Si vous utilisez l’application Todoist sur votre appareil mobile, vous pourrez régler un rappel basé sur votre géolocalisation et choisir un lieu spécifique pour déclencher le rappel.

⬆ Retour à la table des matières

7. Téléchargez des fichiers et ajoutez des informations dans les commentaires de tâche (Todoist Pro)

Lorsque votre emploi du temps est plein, vous n’avez pas de temps à perdre à rechercher des fichiers et des informations. Prenez l’habitude de joindre des notes et des fichiers dans les commentaires de vos tâches. Par exemple :

• Si vous voyagez, ajoutez un commentaire à votre tâche de voyage comportant l’adresse et un lien vers la carte du lieu.
• Si vous envoyez un rapport, joignez le document de travail à la tâche.
• Si vous travaillez sur un design, ajoutez un commentaire avec vos dernières maquettes.
• Si vous travaillez sur une présentation de groupe, joignez-la pour que chacun puisse en discuter dans les commentaires.

Pour ajouter un commentaire ou télécharger un fichier, survolez la tâche avec la souris sur la version Web (ou appuyez sur une tâche sur Todoist mobile) et cliquez sur l’icône de la bulle pour ouvrir la vue des commentaires. Faites ensuite glisser votre fichier dans la zone de saisie et/ou tapez votre commentaire.

⬆ Retour à la table des matières

8. Travaillez en équipe en partageant vos tâches et vos projets

Il est plus facile d’achever des tâches lorsque vous n’avez pas à faire tout le travail vous-même. Vous coordonnez un projet avec votre équipe ou vous déléguez simplement une course à faire ? Les projets partagés de Todoist permettent de conserver les tâches, les dates d’échéance, les commentaires et les fichiers bien organisés en un seul endroit accessible par tous .

Pour partager un projet sur le Web, macOS ou Windows, faites un clic droit sur le projet et cliquez sur Partager le projet. Pour partager un projet sur Android ou iOS, ouvrez le projet, appuyez sur l’icône des trois points en haut à droite puis sur Partager le projet. Invitez ensuite d’autres personnes avec leur adresse e-mail.

Déléguez des tâches à d’autres personnes

Vous avez partagé votre projet, et maintenant ? Découvrez qui fait quoi et assignez des tâches à chacun.

Pour assigner une tâche à quelqu’un dans un projet partagé, cliquez sur l’icône de la silhouette à droite (Web, macOS, Windows) ou en dessous (iOS, Android) de la tâche et choisissez un nom dans la liste des participants du projet.

Steve Jobs croyait qu’une seule personne devrait être responsable pour que les choses avancent, qualifiant son approche de personne directement responsable (« DRI » en anglais, pour Direct Responsible Individual). De même, vous ne pouvez assigner une tâche qu’à une seule personne sur Todoist. Si une tâche doit être accomplie par plusieurs personnes — par exemple, si vous demandez à votre équipe d’envoyer ses notes de frais — dupliquez la tâche pour chaque membre de l’équipe concerné.

Discutez et partagez des informations dans les commentaires

Dans les projets partagés, les commentaires deviennent un espace collaboratif essentiel pour discuter des détails des tâches, partager des fichiers et organiser les informations importantes. Indiquez qui notifier de la publication d’un commentaire et il le verra apparaître dans ses notifications.

⬆ Retour à la table des matières

9. Ajoutez des sites Web comme tâches avec des extensions pour vos navigateurs

Lorsque vous naviguez sur le Web, vous n’avez pas toujours le temps de tout lire immédiatement. Enregistrez des pages Web à lire (ou des produits à acheter) plus tard en les enregistrant comme tâches dans Todoist avec des extensions pour Chrome, Firefox et Safari.

Voici comment cela fonctionne :

• Téléchargez l’extension (vous verrez une icône Todoist en haut à droite de la fenêtre de votre navigateur lorsque l’extension est installée).
• Lorsque vous parcourez la page Web que vous souhaitez ajouter à Todoist, cliquez avec le bouton droit et choisissez Ajouter à Todoist.
• Une nouvelle tâche est créée, renvoyant vers la page Web. Cliquez ensuite simplement sur le nom de la tâche pour ouvrir la page.

Enregistrez des sites Web comme tâches depuis un mobile

Sur iOS et Android, vous pouvez également utiliser l’option de partage de votre navigateur pour enregistrer des pages comme tâches dans Todoist. Trouvez simplement l’option Partager sur votre navigateur et sélectionnez l’action Ajouter comme tâche de Todoist.

⬆ Retour à la table des matières

10. Ajoutez des e-mails comme tâches avec des plugins ou en les transférant

Il est souvent difficile de répondre immédiatement à tous vos e-mails, et votre boîte de réception se remplit donc inexorablement. Il arrive alors un moment où des e-mails importants finissent par passer à la trappe. Laissez Todoist vous aider et vous rappeler de répondre à certains e-mails, en enregistrant simplement vos e-mails importants comme tâches sans quitter votre client de messagerie.

En installant les plugins de messagerie pour Gmail et Outlook, vous pouvez ajouter un e-mail à Todoist en quelques clics :

Dans votre client de messagerie, cliquez sur l’icône de Todoist en haut. Une nouvelle tâche est créée, avec un lien renvoyant directement vers l’e-mail. Cliquez simplement sur Ajouter une tâche pour l’enregistrer.

Transférez vos e-mails à Todoist (Pro)

Vous n’utilisez pas Outlook ni Gmail ? Aucun souci. Transférez vos e-mails à Todoist pour les ajouter comme tâches.

Voici comment faire :

1. Ouvrez Todoist en version Web, macOS ou Windows.
2. Ouvrez le projet auquel vous souhaitez envoyer vos tâches par e-mail.
3. Cliquez sur l’icône des trois points.
4. Sélectionnez Envoyer des tâches par e-mail à ce projet.
5. Cliquez sur Copier dans le presse-papiers pour copier l’adresse e-mail fournie.
6. Revenez à votre client de messagerie et transférez vos e-mails à cette adresse.
7. Une tâche apparaît dans Todoist avec l’objet de l’e-mail comme nom de tâche et le corps de l’e-mail dans les commentaires de la tâche. Les pièces jointes aux e-mails figurent également dans les commentaires.

Si vous souhaitez joindre un e-mail à une tâche existante, vous pouvez également transférer des e-mails directement dans les commentaires de tâche. Pour obtenir l’adresse e-mail de transfert des commentaires, ouvrez les commentaires de la tâche, cliquez sur l’icône des trois points, et sélectionnez Ajouter des commentaires par e-mail.

⬆ Retour à la table des matières

11. Gérez votre emploi du temps chargé en synchronisant vos tâches avec votre calendrier

Un calendrier est un excellent moyen d’avoir une vue d’ensemble de votre travail quotidien, heure par heure. Gardez votre calendrier synchronisé avec vos tâches en utilisant les flux de calendrier et les intégrations de Todoist et vous n’oublierez plus rien.

Vous pouvez choisir de voir toutes vos tâches sur Todoist dans votre calendrier, ou uniquement les tâches d’un projet spécifique.

Ajoutez, achevez et modifiez vos tâches sur Todoist depuis Google Agenda

Si vous utilisez Google Agenda, vous pouvez ajouter, achever et modifier des tâches directement depuis votre calendrier et répercuter ces modifications dans Todoist à l’aide de la synchronisation bidirectionnelle. En savoir plus sur l’intégration de Google Agenda

⬆ Retour à la table des matières

12. Organisez vos tâches avec les étiquettes (Pro)

Vous pouvez afficher certaines tâches similaires, même réparties dans différents projets, en leur attribuant une étiquette.

Par exemple, vous pouvez lister toutes les tâches liées à vos e-mails. Ajoutez simplement une étiquette @email à chaque tâche, par exemple, pour toutes les afficher:

Voici plusieurs façons d’utiliser les étiquettes :

• Pour contrôler la durée de vos tâches, utilisez des étiquettes comme @5_minutes, @15_minutes, and @30_minutes. insi, lorsque vous n’avez que 5 minutes devant vous, vous pouvez afficher votre étiquette @5_minutes pour ne pas perdre de temps.
• Si vous attendez que quelqu’un termine une tâche, utilisez l’étiquette @attente pour indiquer que vous n’avez rien d’autre à faire avant le retour de l’autre personne. Si vous n’avez pas de nouvelles de votre collaborateur, vous pouvez consulter votre liste @attente et voir d’un coup d’œil les personnes dont vous attendez un retour.

Pour ajouter une étiquette, tapez simplement @ lorsque vous ajoutez ou que vous modifiez une tâche. Une liste des étiquettes disponibles s’affiche. Vous pouvez en choisir une ou en créer une nouvelle en tapant simplement son intitulé.

Pour afficher les tâches associées à une étiquette spécifique, déroulez la liste Étiquettes dans votre panneau de navigation et recherchez l’étiquette souhaitée. Sinon, tapez simplement l’étiquette dans votre barre de recherche.

⬆ Retour à la table des matières

13. Trouvez les bonnes tâches en utilisant la recherche et les filtres (Pro)

Avec le nombre croissant de tâches dans votre compte Todoist, il vous sera souvent utile de filtrer les tâches correspondant à certains critères, par exemple les tâches avec le mot “Présentation” oou les tâches prévues dans les 30 prochains jours.

Trouvez rapidement n’importe quelle tâche, commentaire, projet ou étiquette avec la Recherche

La manière la plus rapide de trouver une tâche, un commentaire, un projet ou une étiquette spécifique est d’utiliser la recherche. Cliquez simplement sur la barre de Recherche rapide en haut de Todoist ou appuyez sur la loupe sur iOS ou Android et saisissez le mot-clé recherché. Une liste de chaque tâche, commentaire, projet et étiquette contenant ce mot-clé s’affiche alors.

Filtrez vos tâches pour afficher exactement ce que vous souhaitez

Les vues de tâches par défaut proposées par Todoist — Boîte de réception, 7 prochains jours, Projets — ne sont pas toujours suffisantes. Par exemple, vous souhaiterez peut-être voir toutes les tâches prévues dans les 30 prochains jours, les tâches qui n’ont pas de date d’échéance, ou toutes les tâches qui vous sont assignées.

C’est là que les filtres entrent en jeu.

Les filtres sont des vues personnalisées de vos tâches et de vos projets basées sur des critères spécifiques. Par exemple, vous pouvez configurer un filtre qui affiche seulement :

• Les tâches prévues dans les 14 prochains jours.
• Les tâches de votre projet #Travail prévues aujourd’hui.
• Les tâches prévues cette semaine ayant un niveau de priorité 1.

Une fois que vous savez quelles tâches vous souhaitez voir, créez un filtre pour pouvoir facilement retrouver la même vue plus tard. Cliquez sur le symbole + à côté de Filtres dans le menu. Tapez le nom de votre filtre et ajoutez une requête de filtre spécifiant ce que vous souhaitez voir. Voici quelques exemples :

• • • 30 jours affiche les tâches à faire dans les 30 prochains jours.
    • assigné à : Sophie affiche les tâches assignées à Sophie.
    • Aucune date (ou Sans date) affiche les tâches sans date d’échéance.

Vous pouvez aussi combiner 2 critères ou plus dans votre filtre. Par exemple :

• Aujourd’hui & #Travail affiche les tâches prévues aujourd’hui qui se trouvent aussi dans votre projet #Travail.
• 7 jours & p1 affiche les tâches prévues cette semaine qui ont aussi un niveau de priorité 1.
• Assigné à : Jérôme & 30 jours & #Travail affiche les tâches assignées à Jérôme, ayant une date d’échéance dans les 30 prochains jours et qui se trouvent dans le projet #Travailt.

Une fois que vous avez saisi votre requête, appuyez ou cliquez sur Ajouter pour l’enregistrer. Pour voir ses tâches, cliquez ou appuyez sur la liste déroulante Filtres dans votre panneau de navigation, puis cliquez ou appuyez sur le filtre que vous souhaitez afficher. Lorsque vous ajoutez des tâches qui correspondent à la requête de filtre, le filtre est mis à jour automatiquement.

Vous trouverez d’autres exemples de requêtes et tout ce qu’il faut savoir sur les filtres en visitant notre centre d’aide.

⬆ Retour à la table des matières

14. Épinglez vos projets, étiquettes ou filtres importants dans vos favoris

Si un projet, une étiquette ou un filtre est particulièrement important pour votre organisation quotidienne, gardez-le à portée de main en l’enregistrant dans vos favoris. FLes éléments favoris restent toujours visibles dans votre panneau de navigation, juste en dessous de Prochainement.

Vos favoris vous suivent partout où vous utilisez Todoist : votre smartphone, votre tablette, votre ordinateur ou votre montre connectée. Vous pouvez ainsi accéder rapidement et à tout moment à ce dont vous avez besoin.

⬆ Retour à la table des matières

15. Vérifiez vos progrès avec la vue Productivité

Êtes-vous vraiment productif ? Utilisez la vue Productivité our le découvrir.

Vous verrez le nombre de tâches que vous avez achevées cette semaine, les progrès que vous avez accomplis vers vos objectifs quotidiens et hebdomadaires et le nombre de points de karma que vous avez gagnés (voir la section suivante pour en savoir plus sur le karma)).

Pour ouvrir la vue Productivité, cliquez sur votre objectif quotidien (Web, macOS, Windows), appuyez sur l’icône de productivité (iOS), ou appuyez sur l’icône plus (Android).

Commencez par définir des objectifs de tâche quotidiens ou hebdomadaires et voyez si vous vous en sortez pendant une semaine ou un mois. Essayez d’atteindre votre objectif plusieurs jours et semaines d’affilée et réalisez de nouveaux records — puis continuez aussi longtemps possible (et devenez de plus en plus productif en cours de route).

⬆ Retour à la table des matières

16. Restez motivé avec les points de karma

Vous gagnez des points de karma lorsque vous achevez des tâches dans Todoist. Ils sont le yin et le yang de la productivité : une petite marque de reconnaissance pour l’achèvement de vos tâches et un peu de motivation pour continuer à avancer et ne pas briser vos records de productivité. En gagnant des points, vous accédez à des niveaux de karma plus élevés, jusqu’à rejoindre peut-être un jour le rang des Illuminés de Todoist ! 😇

⬆ Retour à la table des matières

17. Personnalisez votre compte Todoist avec des thèmes colorés

Suivez les conseils du gourou de l’organisation Marie Kondo et transformez votre compte Todoist en espace inspirant et coloré. Choisissez un thème pour votre compte Todoist en allant dans Paramètres > Thème. Votre thème sera synchronisé sur tous les appareils que vous utilisez.

Si vous êtes plutôt nocturne, ou si vous aimez une ambiance plus tamisée, essayez le thème sombre :

⬆ Retour à la table des matières

18. Utilisez Todoist avec toutes vos applications grâce aux intégrations

On a parfois l’impression d’avoir une vie éclatée entre plusieurs applications, et il peut être difficile de garder une vision d’ensemble.

Utilisez Todoist comme centre de commande et récupérez automatiquement les informations de toutes vos applications, pour avoir une vision complète d’un coup d’œil. Il y a plus de 100 intégrations de Todoist qui vous permettent par exemple de :

• Dicter des tâches à votre smartphone (ou Google Home) à l’aide de l’intégration Google Assistant.
• Importer vos fichiers depuisDropbox ou Google Drive dans vos tâches et vos commentaires de tâches.
• Récupérez les informations de centaines d’applications directement dans Todoist grâce à vos zaps Zapier ou applets IFTTT préférés.

⬆ Retour à la table des matières

Vous disposez maintenant d’une liste exhaustive des moyens de noter et d’organiser vos tâches avec Todoist. Cependant, la véritable clé de la productivité consiste à créer un système simple et durable auquel vous pouvez faire confiance. Persévérez, et peut-être que certaines de ces fonctionnalités deviendront des tremplins pour découvrir votre système optimal de productivité personnelle, qu’il s’agisse d’un workflow global ou de quelques règles simples pour rester organisé.

(Traduction : Hugues Marty)