非同期コミュニケーション: リモートで働くと生産性が向上する本当の理由

非同期を活かせるのは、リモートチームだけではありません

Illustration by Yin Weihung

この研究も、この研究も、この研究も、リモートワークに関する1つの事実を明確にしました — それは、リモートワーカーはオフィスで働く従業員よりも生産性が高いということです。

完全に明確ではないのは、その理由です。

もちろん、ラッシュアワーを回避して正気を取り戻す効果はあるでしょう。オフィスで気が散ることを避けることもできます。就業日における自由度も高まります。さらには、家族、友人、趣味にかける時間も増えます。
しかし、通勤を除けば、これらの利点は必ずしもリモートワークがもたらしているものではなく、むしろ非同期的なコミュニケーションの副産物といえます。いつチームメイトとコミュニケーションを取るかを、従業員は自分で選択することができます。

私は未来の働き方はリモートワークであると思うものの、あなたのチームがリモートであるか否かにかかわらず、チームの生産性という点では非同期コミュニケーションの重要性のほうが高いと考えます。

多くのビジネスリーダーがリモートワークを採用すべきかを自問していますが、非同期的ワークスタイルを採用すべきかを問うている人は多くありません。私は未来の働き方はリモートワークであると思うものの、あなたのチームがリモートであるか否かにかかわらず、チームの生産性という点では非同期コミュニケーションの重要性のほうが高いと考えます。非同期コミュニケーションは、最高の結果を生み出すだけでなく、人々がより有意義な仕事をし、より自由で充実した生活を送ることを可能にします。

この記事では、私の会社で、かつその大部分が非同期であるDoistの経験を参考に、非同期コミュニケーションとは何か、それがどのようにチームの生産性を高めるのか、そしてもっと非同期的なワークスタイルを構築するための手順について説明します。

非同期コミュニケーションとは?

簡単に言えば、非同期コミュニケーションとは、メッセージを送信するときに即レスを求めない姿勢のことです。たとえば、あなたがメールを送信するとします。私はその数時間後にメールを開いて返信します。

これとは対照的に、同期コミュニケーションは、あなたがメッセージを送信し、受信者が情報を処理し、すぐさま応答する場合を指します。ミーティングのような対面コミュニケーションは、まさに同期的なコミュニケーションの例です。あなたが何か言うと、私はあなたが言っているその瞬間に情報を受け取り、すぐにその情報に応答します。

しかし、リアルタイムのチャットメッセージなどのデジタル形式の通信も、同期的に行えます。あなたがメッセージを送信すると、私は通知を受け取り、Slackを開いてメッセージを読み、ほぼリアルタイムであなたが言ったことに応答します。メールでさえ、主に同期的なコミュニケーションとして扱われます。Yahoo Labsが2015年に実施した調査 によると、メールの最も一般的な応答時間はわずか2分でした。

チームワークにおける非同期的なアプローチの利点を掘り下げる前に、その大部分が同期的である、現代の仕事およびコミュニケーション方法に、私たちが疑問を持つべき理由について見ていきましょう。

常時リアルタイムコミュニケーションにおける問題

オフィスから離れているときのほうが常に生産性が高いとすれば、現代のオフィスになにか問題があると考えられます。

ハーバードビジネスレビューの記事「Collaborative Overload」によると、従業員が協力に費やす時間は過去20年間で50%増加しています。また研究者らは、労働者が同僚とのコミュニケーションにおいて、一日の80%をメール(一日平均で6時間 )、ミーティング(平均で就業時間の15%を費やしている)、近年においてはメッセージアプリ(平均的なSlackユーザーは一日平均で200通のメッセージを送信し、1000通以上送信するパワーユーザーも例外的ではないそう)に費やしていることを発見しました。

あるオフィスワーカーはNew York Magazineに次のように話しています。「以前は目が覚めたらアラームをオフにし、Tinderをチェックしていたんだ。今は、目を覚ましたらまっさきにSlackをチェックしているよ」。

この常時接続のトレンドは、平均的な知識労働者が、複数のミーティングのために時間を割き、残った時間はメールとSlackから目を離さず、集中力をそがれながら自分の仕事をしなくてはいけないことを意味しています。

さらに残念なことに、モバイルテクノロジーの台頭により、職場でのコミュニケーションは職場や労働時間といった物理的要素に制限されなくなりました。つまり、私たちは昼夜を問わず、いつでもメールをチェックしてメッセージに返信できます。その結果、私たちが完全に休むことはありません。あるオフィスワーカーはNew York Magazineに次のように話しています。「以前は目が覚めたらアラームをオフにし、Tinderをチェックしていたんだ。今は、目を覚ましたらまっさきにSlackをチェックしているよ」。

Slackは、ユーザーがアプリに接続して1日あたり9時間以上費やすことを自慢します。90分の使用が9時間のあいだに何度も発生する。これでは何度仕事を中断しても足りません。
Slackはユーザーがアプリに接続して1日あたり9時間以上費やすことを自慢します。90分の使用が9時間のあいだに何度も発生する。これでは何度仕事を中断しても足りません。

もし結果が出るなら常に同期した働き方も理解できますが、リアルタイムのコミュニケーションは集中力を低下させ、従業員の精神的リソースを枯渇し、一般的に仕事に対する意義ある進展を生むのが難しくなるというエビデンスが、ますます増えています。

以前、Doistがリアルタイム メッセージ チャットの失速に賭ける理由と題してブログ記事を書きましたが、大半の同期コミュニケーションにおいて核をなす問題を要約し、その大枠に触れておきたいと思います:

🛎 絶え間ない中断が発生する。作業中に邪魔が入ると集中力を分断してしまい、仕事を有意義に進めることが難しくなります。コーディング、執筆、設計、ストラテジーの構築、問題解決など、価値が高く、大量の認知力を必要とする活動は、長くにわたるディープ・ワークが必要です。その点において、同期コミュニケーションでは、就業日に邪魔が入らず長い時間を持つのが難しくなります。

Shallow Work vs Deep Work
「ディープ・ワーク」という言葉は、ジョージタウン大学の教授を務め、著者でもあるカル・ニューポート氏が提唱しました。

🗣 生産性よりも接続性を優先する。リアルタイムが求められる環境では、常に接続し、連絡が取れる状態でいることにインセンティブがあります。ネットに繋がっていなければ、議論があなた抜きで進み、参加はおろかその内容を見ることすらかなわないこともあります。重要な意思決定や議論を逃すまいと常にオンラインでいたり、できるだけ多くのミーティングに参加したりするため、結果としてウェルビーイングと生産性を損なってしまいます。

😰 不要なストレスを生み出す。常時接続していると、スケジュールをコントロールするのが難しくなります。そのような状況下では、自ら積極的に課題を設定できず、要求に反応して一日を過ごすような受身の姿勢になりがちです。ある調査によると、職場で邪魔が入って失った時間を埋め合わせるためにより速く働こうと努力し、それが「さらなるストレス、フラストレーション、時間のプレッシャー、努力」を生んでいるといいます。この種の同期的カルチャーは、すぐにバーンアウトを招く可能性があります。

😣 質の低い議論と最適でないソリューションを生む。すぐに対応しなければならないとき、人は重要な問題を入念に考え、思慮深く対応をする時間がありません。ある状況に対する最初の対応は、多くの場合、最良の対応とは限りません。

非同期的な職場の利点

多くの人は仕事で入る邪魔について、ビジネスを行ううえでの一部だと受け入れていますが、Doist、GitlabZapierAutomattic、そしてBufferなどの企業は、協力においてもっと非同期的なアプローチを採用しています。以下は、いつ接続してチームとコミュニケーションをとるかを従業員の裁量に任せる主な利点です:

⏰ 勤務日を選べる = より幸せで生産性の高い従業員になる。 非同期的環境では、決まった勤務時間はありません。従業員は、その人のライフスタイル、バイオリズム、育児などの責任に合わせて、(ほとんどの場合において)自らの裁量でいつ仕事をするかを決めることができます。Doister(Doist の従業員)の中には、夜に作業するのが合っている人もいます。私は毎朝1時間、息子と一緒に過ごしていますが、非同期の組織の人たちがそれに気づくことはありません。

🤔 質の高いコミュニケーション vs お決まりの反応パターン。 確かに非同期的コミュニケーションは遅くなりますが、質の高いコミュニケーションが生まれる傾向にあります。なぜなら、人はより明確かつ徹底的なコミュニケーションをとり、言ったり来たりの不必要なやり取りを避けることを学ぶからです。特定の問題やアイデアについて考える時間を持つことができ、より思慮深い返事を与えることができます。お決まりの返事をする代わりに、準備ができたら返信することが可能になります。(さらなる利点として、人は返事を考える時間があるとき、思いもよらない激怒などが減る傾向にあります。事実、過去8年間、私たちは1つも深刻な人事問題をかかえることがありませんでした。)

💆‍♀️ より良い計画が、ストレス軽減につながる。 土壇場のとき、「なる早で」などという要求は通用しません。必要なのは、高度な計画です。同僚が自分の要求を確認して応答するのに十分な時間を与えるため、人は作業負荷とコラボレーションをより慎重に計画することを学びます。これが、最終的にはよりストレスのないコラボレーションと、質の高い仕事につながるのです。

🔍 ディープ・ワークがデフォルトになる。 メッセージが届くたびに読むなどの中断がなくなるため、組織にとって最も価値の高い仕事を行うための、邪魔が入らない時間をブロックできます。作業とメッセージやミーティングを行ったり来たりする代わりに、一日に1~3回のバッチ作業でメッセージに対応することが可能です。

Synchronous vs Asyncrhronous Modes of Working

📝 ドキュメントの自動化と透明性の担保ができる。 ほとんどのコミュニケーションがテキストベースで行われるため、鍵となる議論や重要な情報は自動でドキュメントされます。メールよりもパブリックなツールを使っていれば、特にこれが当てはまります。また、この仕組みのほうが、従来のメールなどよりもあとから共有や参照がしやすくなります。たとえば、Doist で特定の決定が行われた理由や特定のプロジェクトのステータスを尋ねたり、説明したりする代わりに、関連するTwistスレッドを検索したり、リンクを共有したりできます。

Asynchronous communication allows you to reference past conversations
この毎月の進捗共有では、当社のマーケティング・リーダーであるブレナは、関連するスレッドを共有することで、同僚が非同期的にキャッチアップできるようにしています。

🌏 タイムゾーンにおける平等性を守れる。 タイムゾーンがある従業員間でのコミュニケーションがスムーズになります。タイムゾーンを原因に、情報的に不利な立場に立たされることがなくなります。つまり、タイムゾーンに左右されず、雇用市場を選べるということです。世界中のどこからでも、真に素晴らしい、多様なチームを構築できます。
ここで従業員の定着率にふれるのは、少しうぬぼれがあるかもしれませんが、Doistが過去5年間に採用した人たちはほぼ全員残っている主な理由も、非同期カルチャーのおかげだと考えています。当社の従業員の定着率は90%以上で、テック業界全体の平均よりもはるかに高くなっています。たとえば、無料の食事から無料のヘアカットまでの特典でいっぱいの、伝説的なキャンパスを持つGoogleのような企業でさえ、従業員の在職期間の中央値は1.1年となっています。いつでも、どこからでも働ける自由は、いつでも楽しい特典よりも好まれ、企業にとってもその自由を提供するのになんのコストもかかりません。

しかし!それでも同期コミュニケーションは必要です

人生のほとんどのものと同様に、非同期カルチャーには長所と短所があります。そして、Doistはその両方を経験しました。
非同期カルチャー構築の旅路の最初には、会議は時間の無駄だと思っていたので、ほぼすべてのミーティングをブラックリストに載せました。「ほとんどのことは、テキストベースのコミュニケーションで行うことができる」。それが私たちの考え方でした。しかし、その実験の初期段階で、当社のマーケティング・リーダーであるブレナが、私たちが人間らしさを失ったこと、他の同僚たちの顔を見れずに寂しくなり、つながりを失った気持ちになったことについて、スレッドで率直に話し始めました。

Too much async?
非同期の程度が過ぎるのも、問題であることがわかりました。

私たちが学んだ教訓は、たとえば、1対1の会議やチームのリトリートなど、意味のある同期コミュニケーションを混在させる必要があるということです。書面によるコミュニケーションだけで信頼や関係性を築くことは困難です。ダフトパンクの言葉を借りれば、「私たちは結局人間です」。

以下は、チームの関係性を築くために、私たちが行っていることの一部です:

📅 チームの全員が少なくとも毎月1-on-1で、直属の上司と連絡を取り、課題について話し合ったり、プロフェッショナルとしての能力開発の目標を設定したりします。

🗣 さまざまなチームのメンバーが集まり、仕事以外のことについて話し合える、Zoomを介したカジュアルなチームハングアウトを実験的に行っています。

🗺 私たちは毎年、個人としてつながりあえる場をつくるため、企業およびチームのリトリートを組織しています。

Doist remote work guides retreat
2019年のDoist Retreat — アゾレス諸島にて

✈️ 新しいチームメンバーをチームメンターのもとに派遣し、1週間共に働く時間をとります。これにより、新しいメンバーのつながりが高まり、質問をする心理的なハードルが下がります。

💼 従業員のコワーキングスペースの費用を負担しているので、彼らが家から出てオフィスやコミュニティ 環境に身をおけるようにしています。

(もしご興味があれば、リモートワークとメンタルヘルスに関する記事も執筆しておりますのでぜひご覧ください。))

今は、ミーティングの数を最小限にしていますが、ブラックリストには載せていません。現在、私たちが取っているコミュニケーション方法の割合は以下のようになります:

🔀 Twist、Github、Paperを使用した非同期コミュニケーション: 70%

📞 Zoom、Appear.in、Google Meetなどを使用した同期コミュニケーション: 25%

🏝 物理的な会議(例:年次の会社またはチーム・リトリート): 5%

リモートチーム・コミュニケーションのピラミッドの投稿で、私たちが使っているツールとコミュニケーション方法について詳しく説明しています。

Remote Team Communication Tools
Doistが使うコミュニケーション方法

一般的に、以下の要件を満たせば同期コミュニケーションを行います:

  • メンバーと関係性を築きたいとき(例: 1-on-1またはチームミーティング)。
  • 重要なフィードバックやセンシティブな内容を議論するとき。
  • 未知の事柄が多く、さまざまなアイデアやソリューションをブレストしたいとき。
  • プロジェクトのキックオフ・ミーティングなど、多くの変動要素があり、全員の認識をすばやく合わせたいとき。
  • サーバーがクラッシュしたなど、緊急の対応を必要とする危機が発生したとき。私たちはTelegramの通知を常にオンにし、緊急時のコミュニケーションのためだけに使用しています。

同期コミュニケーションは例外にすべきであり、ルール違反とすべきではありません。

Asynchronous standup meetings
毎週顔を合わせてミーティングを行う代わりに(またはミーティングと併せて)、月曜日に各チームが先週の進捗と今週のアクションを投稿するスレッドを始めるのもオススメです。これにより、チーム全体で全員が全員の取り組んでいることを把握できます。

チームで非同期カルチャーを醸成する方法

同期から非同期への移行は、一夜にして起こるものではありません。ツール、プロセス、習慣、カルチャーにおいて、大きな変化を必要とします。以下は、個人およびチームのリーダー両者として取れる具体的なアクションをご紹介します。

個人として実行できること:

💬 いつもの倍コミュニケーションする。 メッセージを送信する際に、できるだけ多くの情報を含める。スクリーンショットやスクリーンキャストで視覚化する。自分は何が必要で、締め切りはいつかを相手に対して明確に提示する。最初の段階で詳しい情報を付け加え、編集して明確性を整えておくと、非同期の環境による会話の行ったり来たりを防げます。

Under communication vs Over communication
メッセージの作成は、できるだけ明確かつ徹底的に行いましょう。

⏳ あなたのメッセージについて相手が考える時間をまず考慮しておく。 たとえば、「1時間以内にフィードバックが必要です」ではなく、「2日後にこれを完了したいので、あなたのご意見をもらえると幸いです」とします。

📄 ドキュメントの共有設定を常に確認する。 これは細かいように聴こえますが、誰かがアクセス権をリクエストすると、数時間、場合によっては1日の遅延につながる可能性があります。

👈 ミーティングの前にスレッドやドキュメントを作っておく。 ミーティングの前にすべての関連情報を共有し、重要な問題について話し合うことで、全員が目の前のトピックを完全に理解できるようにしておきます。

👉 ミーティング後、ドキュメントの議論、および結果。 スレッドまたはドキュメントを開始するか、続行して、ミーティングに参加できなかったユーザーがその情報を見つけることができるようにします。また、私たちは他の人が非同期的に「出席」できるように、ミーティングのビデオを録画する実験を始めました。

🔕 通知をオフにする。 通知をオンにする代わりに、一日の間に特定の時間をブロックし、メッセージやメールに返信するようにします。

Snooze notifications

🤔 待機時間を生産的に使う。 返信を待つ時間は、他の仕事に使えばいいことに、私たちは気づきました。

チームリーダーとしてできること:

✍文章力とコミュニケーションを獲得すべきコアスキルとして持ち上げる。 これにより、会話の行ったり来たりが減り、議論の要点に行き着くのが速くなります。非同期の仕事環境では、全員が素晴らしいライターになる必要があります

👏 反応の速さや作業時間ではなく、アウトプットと結果に基づいて人を評価する。 従業員の生産性を測定する方法について、詳しくブログ記事にしました。

⏱ 所定の勤務時間やオフィスに来る決まりをなくす。 これにより、肩をたたいて「ちょっといいかな?」と声をかけるオプションがなくなるので、世界中のどこからでも人を雇用することができるうえに、自然に組織をより非同期的なコミュニケーションへと移行することができます。

🤝 信頼、プロ意識、自立性、および責任を強調する。 これらの価値観なしには、非同期コミュニケーションがうまくいくことはありません。たとえば、Doistのコアバリューの1つでは、時間通りに仕事を終わらせ、チームメイトがあなたが約束を守るかどうか心配する必要がないということを述べています。マーケティング・リーダーのブレナ・ローリーは、リモートで主に非同期の職場において、信頼を構築する方法について詳しく書いています。

👩‍⚖️ マネジメントや意思決定において、DRI(Direct Responsible Individual: 直接責任者)モデルを採用する。スティーブ・ジョブズが取り組んだことで有名になったDRIは、社内のどの領域やプロジェクトにも1人の責任者がいることを指します。その責任者が一人ですべてを行うのではなく、チームやプロジェクトを組織して重要な意思決定を行い、タイムラインと結果について責任を負います。意思決定に関与する人の数を減らすと権限を分散でき、個々の説明責任を高めるほどチームの効率を高められます。これはどの企業でも当てはまりますが、非同期環境での成功には特に重要です。

⌛️ 応答時間における妥当な許容範囲をチーム全体で設定する。 たとえば、Doistでは24時間以内に回答することを一つの指標にしています。

📄 透明性を優先する。 たとえば、Doistの誰もが、チームに関係なく、重要な議論をすべて読むことができます。これには、リーダーシップの議論も含まれます。透明性が担保されていれば、メンバーは重要な会話や意思決定を見逃すことはありません。また、必要な情報は自分で見つけることができるため、より効率的かつ自立的に働くことができます。

Transparency in action
Doistでは、チーム全員が「Doist Heads」というパブリックチャンネルで主要な意思決定の議論を見ることができるようにしています

🛠 透明性、ディープ・ワーク、非同期コミュニケーションを促すようなツールを使う。 例: Github プルリクエスト、Basecamp の会話、Twistスレッドなど。内部メールを使わない。メールを非同期的に使うことはできますが、情報が誰かの受信トレイに閉じ込められてしまい、他の人が見ることができなくなります。必要な情報が見つからない場合、コラボレーションの効率は大幅に低下します。詳細については、チームのコミュニケーションをメールでやっちゃうときの落とし穴をご覧ください。

🚨 緊急時のコミュニケーションチャンネルを持つ。 Doistは、緊急時のコミュニケーション手段としてTelegramのルームを持っています。また、電話番号も準備しています。もちろん、使用するのは年に数回ぐらいです。ほとんどのことは緊急ではなく、即座に返信をもらう必要もありません。

非同期は、現状を変えるための困難な道のりです

私たちは現状を打破しようと挑戦しており、非同期コミュニケーションは今のところ常識ではないことを承知しています。物事を変えるのには、パラダイムシフトが必要です。

私たちは、成功する未来の企業やチームは、この変化を起こす企業やチームだと信じています。それは、従業員に常時接続することを求めるチームではなく、ディープ・ワークを可能にするため非同期コミュニケーションを優先し、また従業員にネットを離れしっかりと休むことを促すチームです。私たちは、この旅路を共有できることに喜びを感じており、また、この未知の世界を旅する仲間を求めています。

ぜひ、あなたのご感想をお聴かせください。以下に、ご質問・コメントをお寄せいただければ幸いです。

弊社のオンラインハンドブック:非同期のワザ リモートチーム・コミュニケーションガイドでは、リモートチームのコミュニケーションにおける課題、非同期コミュニケーション vs 同期コミュニケーション、そして分散型チームにおいてそれぞれのコミュニケーションがどのように働くかについてを詳しくご紹介しています。

(翻訳: 井本慶太郎)