リモートワークを勝ち取る方法（説得・交渉に使える言い方とメール テンプレート付き）

従業員にリモートで働く機会を提供する企業が、日に日に増えている今日。しかし、もしあなたの会社でリモートワークが許可されていなければ、それが実現するのはいつかと途方に暮れているところかもしれません。

でもご心配なく。2020年の今、リモートワークが実現不可能なはずがありません。

International Workplace Groupが2018年に発表した調査によると、世界の労働者の3分の2以上が毎週少なくとも1日はリモートで働いており、50%は少なくとも週の半分はオフィスの外で働いています。

リモートワークは一般的になりつつあるとはいえ、多くの場合、従業員が声を上げなくてはそれが実現することはなかなかありません。Upwork の Future Workforce Reportによると、雇用主の63% がリモートワーカーを雇っていると報告しましたが、それらの組織の大半は、リモートワークに関する公のポリシーを備えていませんでした。

つまり、リモートワークを楽しめるか否かは、あなたの尋ね方にかかっているのです。この記事では、たとえリモートワークに否定的なマネージャーでさえも、説得できる方法を紹介しています:

1. 業種や組織の状況を調査する

リモートワークに関する交渉を持ち出すには、準備が不可欠です。つまり、業界や組織におけるリモートワークの導入状況を理解することが必要です。Flexjobs（英語）のようなウェブサイトを使って、その業界ではリモートワークがどれだけ一般的かを調べましょう。（医療や健康、カスタマーサービス、教育および研修などの業界で、多くのリモートワークが提供されていることに驚くかもしれません）。

さらに深く掘り下げ、所属する企業の競合他社がリモートワークの機会を提供しているかどうかを調べます。つまるところ、経営層にとって優秀な従業員を失うのは痛手なので、競合他社がリモートワークを提供していれば、同様の機会を提供すべきと思うはずです。

最後に、所属する企業の周りなどで、リモートワークをすでに導入しているチームや部署がないかを尋ねましょう。もしかすると、あなたの会社もリモートワークに関する方針を持っていて、あなたが知らないだけかもしれません。

「（企業内の）別の部署などでリモートワークが実施されている場合は、その動向、理由、目標を調べてみてください」。Office Optional（オフィスは任意）のアプローチで組織のトランジションを助けているVirtual Not Distantのディレクター Pilar Orti はそう語ります。

ミーティングでこれらの情報を提示できれば、上司にリモートワークが想像よりも一般的であることを伝え、同じような状況にある他社ではどのようにそれが行われているかの確固たる例を見せることができます。

2. 会社に与えるメリットを強調する

モートワークが雇用主にもたらすメリットのリストを準備して、交渉に臨みましょう。これには、コスト削減の可能性、モチベーションの向上、生産性の向上などが挙げられるでしょう。あなたにもたらすメリットばかりを提示しても、上司は納得できません。会社にとっても利点があることを伝える必要があります。

FlexJobsのシニア・キャリア・スペシャリストであるBrie Reynoldsが考えた以下の問いを使って、リモートワークがどのように仕事の質を高めるかの理由を書き出してみましょう:

• それによって、仕事がどう良くなりますか？
• より生産的になるでしょうか？ その理由は？
• より集中が保て、邪魔されることなくプロジェクトに専念できるでしょうか？
• 会社にとってよりよい時間帯に働くことができるでしょうか？
• 通勤をしなくてよければ、始業時間は早められるでしょうか？

リモートワークをするメリットが、通勤時間の短縮やスケジュールの自由度などといった個人的なものであっても隠す必要はありません。ただ、マネージャーにとってそれがどのようにメリットとなるのかを抑えておきましょう。

テレワークが一般的ではなかったり、見下されている職場環境であれば、おそらく上司を教育する必要があるでしょう。その場合、雇用主にリモートワークの導入がもたらすメリットについて、いくつかファクトを準備しておくのが良いと思われますが、あなたの上司が相当理屈っぽくない限り、統計情報を並べ立てても混乱させてしまうだけです。

そのため、ここではリモートワークを交渉するうえで最も説得力のある統計情報をご紹介します:

• International Workplace Groupの2018年の調査によると、世界の従業員の70%が少なくとも週に1日、50%以上が週の半分以上、11%以上が週に5回以上リモートで働いている。結論: 人材を引き付けて維持したければ、このトレンドに乗る必要がある。
• スタンフォード大学の研究によると、中国の旅行ウェブサイトのコールセンターに勤めるリモートの従業員は、オフィスで働く従業員に比べて 13.5% 多くの電話に対応し、退職率が半分で、仕事への満足度が遥かに高かった。結論: 体制が正しく整っていれば、リモートワークは雇用主にとって人材の保持と生産性向上につながり、全員にとってWinとなる。
• 従業員マネジメント・プラットフォーム企業の15Fiveが行った調査によると、リモートの従業員はオンサイトの従業員と同程度、またはオンサイトの従業員よりもより良いコミュニケーションを行う。結論: よりインテンショナルなシステムやツールを使い、定期的に調子をうかがって、物事が軌道に乗っているかを確認することで、リモートワークはコミュニケーションの障壁であるどころか、より良いコミュニケーションの在り方を確立できる。

3. 明確で具体的なリモートワークの計画を練る

調査が終わったら、どうすればリモートワークが上手くいくかについて詳しく説明したドキュメントを作成しましょう。リモートで働く日、コミュニケーションの方法、成果物の定義などについて触れたいですね。

「コミュニケーションの障壁、チームとのコミュニケーション方法、コミュニケーションツールが既に整っているかどうかを考慮すべきだ」と Reynolds 氏は言います。

リモート用コミュニケーション・ツールやプロジェクト・マネジメント・ツールを提案してもいいでしょう。（チーム全体がより効果的にコミュニケーションを行い、プロジェクトが捗るようになるかもしれません）。

最終的には、在宅で働くうえで考えうる課題を上司の目線で把握し、管理や調整の工数を排除しておくことが理想です。また、リモートであっても ― リモートであればさらに ― よく働くことを強調しておきましょう。上司がなるべく楽に「YES」と言える提案をするのがコツです。

“「仕事に専念し、リモートで仕事をすることがすべての関係者にとって有益であることを明確にします。期待値を合理的に合わせ、測定可能で明確な結果をあたえましょう」とニューヨークのキッチン用品店に勤め、リモートワークを交渉したCarrie Anne-Murphyは言います。「たとえ、リモートワークができたら最高と思っていても、ハッピーな感じを出しすぎてもダメです」。

リモートワークの計画に含めるもの:

• 雇用主にとってのメリットを強調した概要。リモートワークの提案とその調整を行う理由についての概要を書きましょう。例:「毎週火曜日および金曜日に在宅勤務を行うことを提案します。在宅で働けば、突発的な会議などで中断することなく、執筆および編集の仕事に取り組む時間を確保でき、また子どもが学校から帰宅したときに家で出迎えられるためです。以下は、スケジュールの提案に関する詳細になります。この調整を行うことで、今までどおり、またはそれ以上の成果が出せるようになります」。
• リモートワークのスケジュール提案。リモートワークのスケジュールを詳しく明記した提案を作ります。始業時間を早めて終業時間を遅くしたり、通常のスケジュールとは違う変更を提案する場合は、必要なときにどうやったら連絡がつくのかを説明します。定例ミーティングのときは出社するのか、または出社しないのであればどのようにリモートで参加するのかについて書きましょう。（リモートワークに移行する最初のうちは、上司と仕事のスケジュールをカレンダーで共有しておくと良いかもしれません） 所属する企業にとってリモートワークが未知の領域である場合は、試用期間を設けたり、週1~2ぐらいの適度なスケジュールを提案することで、最初のハードルを低くすることができるでしょう。
• 自分の主な役割と責任およびそれらをリモートで担う方法。現在担っている仕事をリストアップし、それらの各責任をリモートでどのように果たしていくかについて説明します。
• チームとのコミュニケーション方法。緊急時に連絡がつく電話番号、メールをチェックする時間帯、リモートで働くときにどのようにミーティングに参加するかについてを明記しましょう。所属するチームでまだオンラインのコミュニケーション・ツールを導入していない場合は、何を使うべきか提案してもいいでしょう。
• 誰にでもわかるように成果物を明記する。在宅で働いていても、マネージャーがあなたのパフォーマンスを評価できるように成果物を定義します。現在チームで使っている指標をそのまま用いても構いませんが、リモートで働く場合はより頻繁に成果物についてコミュニケーションを取る必要が出てきます。チームの仕事スタイルにもよりますが、Todoistのようなプロジェクト・マネジメント・ソフトウェアを使って、何を達成したのか週次で報告したり、プロジェクトを期限付きのタスクに落とし込んだり、上司との週次ミーティングで成果について話したりすることが必要になるでしょう。（インスピレーションが欲しければ、リモート企業がどのように従業員の成果を評価しているかについて調査したRemote.coの報告を見るのが最適です。このリストは、リモートワークを実践する企業がいかに多いかを実感するものでもあります）。
• ホームオフィスについて。すでに持っている機器（ノートパソコン、WiFi）に加えて、プライバシーが確保され、静かで邪魔が入らない作業場があれば、それについても説明します。
• 機器に関するニーズとセキュリティ。コンピューターのハードウェアやソフトウェアなどの機器のニーズをリストアップしましょう。VPN クライアント、暗号化されたチャット、必要であればデータ暗号化ソフトウェアの使用などを提案し、リモートで働くうえでのセキュリティ上の影響について理解していることをアピールします。会社の IT 部門に相談して、どのようなセキュリティ・ツールが使えるかを確認してもいいでしょう。（適切なセキュリティ対策が講じるため、専用のノートパソコンを提供している企業もありますが、あなたにもし専用のパソコンが支給されないとしても、プライバシーとセキュリティに関する懸念を真剣に受け止めていることが伝わればOKです）。

The Escape Seriesのリモートワーク提案テンプレート（英語）は、提案のたたきとして最適です。ぜひ、ダウンロードしてご覧ください。

4. リクエストを慎重に行う

上司があなたの仕事をすでに信頼して評価していなければ、リモートワークの提案が通らないことは言うまでもないでしょう。当たり前かもしれませんが、あなたがリードした大きなプロジェクトが成功したり、上司があなたの仕事に感銘を受けたときなどにリクエストを行うと、上手くいく可能性はあがるでしょう。

定期的に上司に進捗を把握し伝えるシステムを構築することで、数週間から数か月先からリクエストをするための地盤を整えておきます。これが上手く行けば、リモートワークをリクエストする時が来たら、上司はあなたの従業員としての価値を知るだけではなく、あなたのパフォーマンスを評価するシステムがすでに整っている状態になります。

5. メールではなく、直接尋ねる

廊下で通りすがりにリクエストしたり、メールでその旨を伝えないようにしましょう。定期的にミーティングをしている場合は、そのときに持ち出しましょう。そうでない場合は、時間をとってもらうようお願いします。すぐさま拒否されるのを避けるには、事前にリモートワークのことについて話したいと言わないようにします。代わりに、仕事の責任範囲と方法について話し合いたいと持ちかけるようにとReynoldsはアドバイスしています。

ミーティングは、上司との関係を鑑みて設定しましょう。二人の距離が近ければ、仕事だけの関係よりも少しカジュアルに話してもいいかもしれません。

以下は、上司へ送るメールの一例です。上司との関係を踏まえて、編集してください:

[あなたの上司の名前]

お疲れ様です。
仕事環境を改善し、より仕事を円滑に進めるアイデアについてお話したく連絡しております。

2週間先までは、[日付と時間を挿入する]が空いておりますので、ぜひミーティングをさせてください。お話できるのを楽しみにしております。

敬具

[あなたの名前]

6. 準備してミーティングに臨む

調査と事前作業を武器に、上司との会話をリードする準備を整えましょう。まず、リモートワークがもたらす会社へのメリットや、地域・業界で在宅勤務がいかに一般的になっているかを説明し、高いレベルでリモートで働きたい意欲を伝えます。

最近取り組んだプロジェクトを持ち出し、時間とタスクを効果的かつ積極的に管理した事例を出します。これらの具体的な例を話すことで、在宅勤務でも自律的に働くことができることを証明します。

ここでリクエストを行い、具体的に述べます。

「あなたの理想では、週1で在宅勤務したいのか、それとも週5のリモートワークがしたいのかを明確にして尋ねましょう」とReynoldsは言います。

希望どおりの結果が得られない場合でも、まずは理想から始めるといいでしょう。

Dまた、提案書をそのまま上司に渡してはいけません。その代わりに、交渉術のエキスパートであるRamit Sethi がThe Briefcase Techniqueと呼ぶテクニックを駆使しましょう。やり方は次のとおり:

上司が懸念を表したとき（「どうすれば君が仕事をしていることがわかるんだい？」や「いろんな機器が必要になるんだろう？」などと言われたとき）は、このように言いましょう:

「詳細な点を持ち出していただき光栄です。というのも、他社がどのようにリモートワークの実践を成功させたかについて、実際に調査を行いました。[ここであなたの提案書を出します。本当にブリーフケースを使う必要はありません]

「それらの懸念に関する対処法を、こちらの計画案にまとめています。[計画を各項目ごとに説明し始める]リモートワークにおける稼働スケジュール、いつ・どのようにして連絡を取るか、ホームオフィスの状態、会社のデータを保護するために行うセキュリティ対策、お互いに進捗管理を行う方法、ミーティングの頻度などについて要点を書き出しています」。

The Briefcase Techniqueを使うことで、考えうるすべての課題をすでに考慮し、解決策を提供できるため、上司が「NO」と言う可能性を下げることができます。

リモートワークの計画に加えて、上司が述べるであろう反対意見に対する回答をリハーサルしておきましょう:

一般的な反対意見への対応

反対意見: リモートワークに対する方針を作る準備ができていないのだが。

回答: おっしゃるとおりです。懸念がありますよね。リモートワークの試用期間を設けることで、これが上手くいくかどうかを検証してみることも可能です。

反対意見: リモートでもできる仕事があるのは理解できるけど、君の仕事でそれができるかはわからないな。

回答: リモートで行うのが最も難しいと思われる多くの仕事や業界、たとえば教育（オンライン個人指導など）や医療（オンラインでの問診など）は、実のところ最もリモートワークが普及している領域の一つです。リモートワーク計画では、各責任範囲とそれをリモートでどのように完了するかについて説明しております。また、オフィス外でも同等またはそれ以上のレベルでパフォーマンスを発揮できると自負しています。言うまでもなく、リモートワークが私たち双方にとって機能するかは試用期間をもって判断するべきだと思います。試用期間を通して得た知見をもとに、意思決定をできれば幸いです。

反対意見: 君が仕事をしているか、どうすればわかるんだい？

回答: リモートワークの提案書に、進捗確認を行う方法と連絡を取り合うスケジュールの提案を書いておきました。また、コミュニケーション方法はお好みの方法で構いません。毎週チェックインする時間を持つことで、達成したことや直面している課題などを話し合うことができると思います。

反対意見: 君と話す必要があっても、君と連絡が取れない場合はどうすればいい？

回答: 提案書の中で、稼働する時間帯とメールをチェックする時間、そしてチームで使いたいおすすめのデジタル・コミュニケーション・ツールを記載しています。緊急の場合、勤務時間中はいつでも電話で対応できるようにします。

反対意見: 君にリモートワークを許可したら、全員に許可しなくてはいけなくなるじゃないか。

回答: 今回の検証で私と会社の双方にとって有益であると判明した場合、才能ある人材を惹きつけ、従業員の満足度と生産性を上げるために提供できるオプションになるかもしれません。もちろん、柔軟な方針を掲げる企業であっても、リクエストはマネージャーの裁量によって評価されるべきであり、誰かがリモートで働きたいという場合は個別でそれを判断すべきです。

7. 一定の気まずさは受け入れよう

リモートワークの普及が進んでいるにもかかわらず、まだまだ導入には懐疑的な職場も多く存在します。そのため、上司が懸念を示したり、同僚が憤慨したりすることがあるかもしれません。

「働き方の自由を要求する人は、その自由をどのように管理すればいいのかわからないことがあります」とOrti氏は指摘します。

会社の人からは、羨望の眼差しを受けるのではなく、リモートワークをもたらすパイオニアとしてポジショニングしましょう。

ただ、気まずさや不快感に惑わされないように。交渉に不快感はつきものです。そして、変化は痛みを伴います。それでも、働き方の自由はその痛みを乗り越えるだけの価値があります。

8. 試用期間中にすぐさま信用を築く

リモートで働く許可を受け、マネージャーが試用期間を行うことに同意したとしましょう。自由への第一歩を踏み出したところですが、リモートワークを始めた初期は上司との信頼を築くことが特に重要です。リモートで働く従業員をもったことがない会社にとっては、あなたが初めてのケースなのです。以下は、リモートワークの初期を順調に過ごすコツです。参考にして、上司の信頼を勝ち取ってください:

• 必要以上にコミュニケーションをとる: 最初は特に、すべてのことについてコミュニケーションが取れていることをアピールする必要があります。Jhana のマーケティング・アソシエイトをリモートで務めるAnya C. Gonzalesは、Glassdoor で次のように言います: 「スケジュール、計画、開発目標について、必要以上にコミュニケーションを取らなくてはいけません。つまり、計画のエキスパートになる必要があるのです。どのプロジェクトでも、マネージャーから何が必要かを考え、事前に依頼する必要があります」。上司といつどのようにコミュニケーションを取るかについてのアイデアについては、How to Prove Your Value at Work（職場で自分の価値を証明する方法）のガイドをぜひご覧ください。
• 存在感を出す: リモートワーカーが抱える最大の課題の1つは、忘れられているように感じることです。これを補うには、仕事をしている日に、上司や同僚とのミーティングや顔を合わせる時間を取るようにします。フルタイムのリモートワークを提案している場合は、電話ではなく、上司や同僚とビデオチャットをしましょう。
• メールやオンラインのメッセージを読みすぎない: リモートワークで最も難しいことの1つが、対面のコミュニケーションよりもオンラインでのコミュニケーションは曖昧である点です。メールへの返信が遅かったり、メッセージが簡潔すぎたりすると、ネガティブな方向に誤解されやすいという難点があります。問題が発生していると感じたり、懸念がある場合は、上司と会話するか、積極的にフィードバックを求めましょう。
• 柔軟に対応する: リモートワークを開始すると、最初に提案したツールやメソッドが機能しなかったりと、慣れるまでの問題が発生しかねません。ミーティング用のソフトウェアに問題があることが判明したら、進んで変更しましょう。オンラインで参加するのが難しいミーティングがあれば、リモートで働く日を柔軟に変更しましょう。
• 積極的にパイオニアになる: リモートワーカーに慣れていない職場は、新しいプライバシー・ツールやコミュニケーション・ソフトウェアなど、ある分野のパイオニアにならなくてはいけない可能性があります。あなたが率先してリモートで働き、新しいツールなどを開拓することで、マネージャーに価値を提供しましょう。

9. 断られたら、立ち去る準備を

リモートワークに関する多大な調査をして、それをマネージャーに自信をもって提案して、それでも断られてしまったら、リモートワークを探す時が来たのかもしれません。

「会社があなたのニーズに応えられないときは、もしかしたら企業のなかで何か他の問題が起こっているのかもしれません。会社の文化があなたに合っていない可能性もあります」とOrtiは言います。

リモートワークの仕事は、日に日に増えています。あなたに合った会社を探しては行けない理由は、どこにもありません。

FlexjobsやRemote OK、Remote Tech Jobs、またほとんどリモートで稼働しているRemote.co の企業リスト、そしてこの記事のようなリモートワークを探す完全ガイドなど、多くのリソースがあるのでぜひ参考にしてみてください。（ちなみに、フルリモートの私たちDoist も人材を募集しています。)

会社と行ったリモートワークの交渉があれば、コメント欄にてお知らせください！ それでは Good Luck！

（翻訳: 井本慶太郎）